Ramak Kala Bildirim Sistemi: Kutudan Telefona
Ramak kala bildirim sistemi, çalışanın zarara yol açmadan atlatılan bir olayı kolayca bildirdiği, bildirimin incelenip gerekirse DÖF'e dönüştüğü düzendir. Kutudan ya da kâğıt formdan farkı, bildirimin kaybolmaması ve bildirene sonucun dönmesidir. Sistem bir araçtan çok bir alışkanlıktır; araç yalnız engelleri azaltır.
Bu sayfada
Bildirim kutusu neden az kullanılır?
Bildirim kutusu az kullanılır, çünkü bildiren kişi kâğıdın ne olacağını görmez. Form doldurmak zaman alır, kutu çoğu zaman uzak bir yerde durur ve bildirimden sonra hiçbir şey değişmezse ikinci bildirim gelmez. Çalışanın sessizliği çoğu zaman ilgisizlik değil, sonuç görmemektir.
Kutunun sınırları birkaç başlıkta toplanır:
- Zaman. Olay vardiya ortasında yaşanır, form vardiya sonunda unutulmuş olur.
- Yazı. Herkes olayı yazıyla anlatmakta rahat değildir; fotoğraf ya da kısa not daha kolaydır.
- Korku. Bildirimin suçlama doğuracağı düşünülürse olay söylenmez.
- Sessiz sonuç. Kutu açıldığında ne yapıldığı bildirene söylenmez.
Bildirmek çalışanın da yükümlülüğüdür. Ciddi ve yakın bir tehlikeyle ya da koruma tedbirinde eksiklikle karşılaşan çalışan, bunu derhal işverene ya da çalışan temsilcisine haber verir. Bu yükümlülük 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununun 19. maddesindedir. Kutu bu bildirimi geciktiriyorsa sistemin kendisi yükümlülüğü zorlaştırır.
Dijital bildirim sistemi nasıl çalışır?
Çalışan telefonundan ya da ortak bir cihazdan olayı kısa bir formla bildirir, bildirim ilgili kişinin önüne düşer ve incelenir. Sonuç bildirime yazılır ve bildirene döner. Akış, kutunun eksik bıraktığı inceleme ve geri bildirim adımlarını kayda bağlar.
| Adım | Kim yapar | Kayıtta ne olur |
|---|---|---|
| Bildirim | Olayı gören çalışan | Yer, zaman, kısa açıklama, varsa fotoğraf |
| Ön değerlendirme | Bölüm sorumlusu ya da uzman | Olayın ramak kala olup olmadığı ve önceliği |
| İnceleme | İş güvenliği uzmanı | Nedenler ve alınacak tedbir |
| Tedbir | Sorumlu birim | DÖF, sorumlu ve termin |
| Geri bildirim | Uzman ya da sorumlu | Bildirene ne yapıldığı |
Ön değerlendirmede ilk iş, olayın gerçekten ramak kala olup olmadığına karar vermektir. İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 4. maddesi ramak kala olayı, zarar verme potansiyeli olduğu hâlde zarara uğratmayan olay olarak tanımlar. Zarar doğmuşsa olay iş kazası ya da hasarlı olay olarak ayrıca kaydedilir.
İnceleme adımı da mevzuatta karşılığı olan bir iştir. Kanunun 14. maddesi işverenden, zarar verme potansiyeli olan olayları inceleyip raporlarını düzenlemesini ister. İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmeliğin 9. maddesi bu olayların nedenlerinin araştırılmasını uzmanın görevleri arasında sayar.
Bildirim kanalı tek olmak zorunda değildir. Telefon kullanılamayan üretim alanlarında ortak bir tablet, kâğıt form ya da sözlü bildirim de aynı kayda girmelidir. Kanalların hepsi aynı listede toplanmazsa bazı bildirimler yine kaybolur.
Anonimlik ve geri bildirim nasıl sağlanır?
Çalışana adını yazmadan bildirme seçeneği verilir, ama sistem adı yazılan bildirimi de kabul eder. Anonimlik bildirim sayısını artırabilir; geri bildirim ise sistemin süreceğini belirler. İkisi birlikte kurulmalıdır.
Anonim bildirimin bir bedeli vardır: eksik bilgi tamamlanamaz ve bildirene doğrudan sonuç dönülemez. Bu bedeli azaltmanın iki yolu vardır. Birincisi zorunlu alanlardır: yer, zaman ve olayın ne olduğu boş bırakılamaz. İkincisi bildirim numarasıdır: çalışan numarayla sonucu ortak bir panodan izleyebilir.
Kanunun 18. maddesi, İSG için alınan önlemlerin yetersiz olduğu durumlarda yetkili makama başvuran çalışanın haklarının kısıtlanamayacağını söyler. Bu hüküm işyeri içindeki bildirimi doğrudan düzenlemez. Yine de bildirim yapan çalışanın korunacağının yazılı bir kural olarak duyurulması aynı anlayışı işyerine taşır.
Geri bildirim için şu kurallar yeterlidir:
- Her bildirime cevap. "İncelendi, tedbir gerekmiyor" da bir cevaptır.
- Süre. Cevabın hangi süre içinde verileceği işyerinde yazılı olarak belirlenir.
- Görünürlük. Tamamlanan tedbirler panoda ya da toplantıda bildirimle eşleştirilerek anlatılır.
Bildirim DÖF'e nasıl dönüşür?
İnceleme sonunda bir tedbir gerekiyorsa bildirimden DÖF açılır ve DÖF bildirime bağlı kalır. Bu DÖF bir sorumluya ve bir termine bağlanır, kapanışı kanıtla yapılır. Bildirene dönen sonuç, bu DÖF'ün kapanışıdır.
Ramak kala olayının ikinci bir sonucu da risk değerlendirmesidir. Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 8. maddesi, tehlikeler tanımlanırken ramak kala olay kayıtlarının da toplanacak bilgiler arasında olduğunu söyler. Aynı yönetmeliğin 12. maddesi ise ramak kala olayı yenileme nedenleri arasında sayar.
| Bildirimin sonucu | Ne yapılır | Kayıtta kalan |
|---|---|---|
| Tedbir gerekmiyor | Gerekçe yazılır, bildirene cevap verilir | Kapanmış bildirim |
| Yerinde düzeltildi | Düzeltmenin fotoğrafı eklenir | Kanıtlı kapanış |
| Tedbir gerekiyor | DÖF açılır, sorumlu ve termin yazılır | Bildirime bağlı DÖF |
| Yeni tehlike | Risk değerlendirmesi gözden geçirilir | Bildirime bağlı yeni risk kalemi |
Açılan DÖF'ün durumları ve kapanış kuralları DÖF takip programı yazısının konusu. Bildirim sayısının bir gösterge olarak nasıl okunacağı ise İSG yönetim sistemi yazılımı sayfasında ele alınıyor.
Ramak kala sistemi seçerken nelere bakılır?
Belirleyici olan, en az yetkili çalışanın bir olayı birkaç dokunuşla bildirebilmesidir. Bildirim zorsa yazılımın geri kalanı önemini yitirir. Seçimde aşağıdaki soruları kendi sahanızda deneyin.
| Soru | Neden sorulur |
|---|---|
| Çalışan uygulamaya hesap açmadan bildirebiliyor mu? | Hesap şartı, bildirimi küçük bir gruba sıkıştırır |
| Bildirime fotoğraf eklenebiliyor mu? | Yazıyla anlatmak herkes için kolay değildir |
| Anonim bildirim seçeneği var mı? | Suçlanma kaygısı olan çalışan da bildirebilir |
| Bildirimden DÖF açılabiliyor mu? | Tedbir bildirimden kopmaz |
| Bildirene sonuç dönüyor mu? | Geri bildirimsiz sistem kısa sürede susar |
| Kâğıt ve sözlü bildirimler aynı listeye girebiliyor mu? | Telefonsuz alanlar dışarıda kalmaz |
İlk soru yazılım seçimini en çok daraltan sorudur. Uzman ve hekim için tasarlanmış bir İSG yazılımında çalışanın kendisi kullanıcı olmayabilir. Ramak kala sistemi kurulacaksa çalışanın hangi kanaldan bildirdiği satın almadan önce netleşmelidir.
Sahada telefonun nasıl kullanıldığı ve bağlantı zayıfken uygulamanın nasıl davrandığı mobil uygulama sayfasında anlatılıyor. Ramak kala olayının tanımı ve bildirim formu için FirstİSG'nin ramak kala rehberine bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Ramak kala bildirimini kim yapabilir?
İşyerindeki her çalışan yapabilmelidir; taşeron ve geçici çalışanlar da buna dahildir. Bildirimi yalnız ustabaşına ya da uzmana bırakmak, sahada olayı ilk gören kişiyi devre dışı bırakır. Sistem, en az yetkili çalışanın da kullanabileceği kadar basit olmalıdır.
Ramak kala bildirimi için uygulama şart mı?
Şart değildir; kutu, kâğıt form ya da sözlü bildirim de bir sistemdir. Uygulama, bildirimin kaybolmasını ve geri bildirimin unutulmasını zorlaştırır. Çalışanların telefon kullanamadığı alanlarda kâğıt kanal da açık kalmalıdır.
Anonim bildirim incelenebilir mi?
İncelenebilir, ama eksik bilgiyi bildirenle tamamlamak mümkün olmaz. Bu yüzden anonim bildirimde yer, zaman ve olayın ne olduğu zorunlu alan olmalıdır. Bildirene sonuç ancak ortak bir panoda ya da bildirim numarasıyla dönebilir.
Ramak kala sayısının artması kötü bir işaret mi?
Her zaman değil. Sistem yeni kurulduğunda bildirim sayısı artar, çünkü daha önce söylenmeyen olaylar söylenmeye başlar. Kaza ve yaralanma sayısıyla birlikte okunmayan bir artış yanıltıcı olur.
Bildirim sonrası risk değerlendirmesi yenilenmeli mi?
Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 12. maddesi ramak kala olayı yenileme nedenleri arasında sayar. Olayın işyerinin tamamını mı bir bölümünü mü etkilediğine bakılarak değerlendirme tamamen ya da kısmen yenilenir.
Ramak kala bildirim formu bu sayfada var mı?
Bu sayfa bildirimi alan ve izleyen sistemi anlatır, form vermez. Ramak kala olayının tanımı, örnekleri ve bildirim formu FirstİSG'nin ramak kala rehberinde yer alıyor.
Kaynaklar
- İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, Madde 4, 8 ve 12
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Madde 14, 18 ve 19
- İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, Madde 9, rehberlik görevleri
- FirstİSG ramak kala bildirimi rehberi