İSG Takip Sistemi: Neyi Takip Eder, Nasıl Kurulur?
İSG takip sistemi, bir işyerindeki iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin tarihini, sorumlusunu ve durumunu tek yerde izleyen kayıt düzenidir. Risk değerlendirmesi, açık DÖF'ler, eğitim ve muayene tarihleri ile firma belgeleri bu düzenin parçasıdır. Tek firmada Excel yetebilir; firma ve kayıt sayısı arttıkça hatırlatma ve sahadan veri girişi için yazılım gerekir.
Bu sayfada
İSG takip sistemi neleri izler?
İSG takip sistemi, mevzuatın tarih, sorumlu ya da kanıt istediği her işi izler. Çekirdekte risk değerlendirmesi, düzeltici ve önleyici faaliyetler (DÖF), eğitimler, sağlık gözetimi ve firma belgeleri vardır. Her kaydın neden izlendiği, dayandığı mevzuattan gelir.
| Takip edilen kayıt | Dayanağı | Takipte sorulan soru |
|---|---|---|
| Risk değerlendirmesi | 6331 sayılı Kanun madde 10, Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği | Geçerli mi, yenilemeyi gerektiren bir değişiklik oldu mu? |
| DÖF | Risk değerlendirmesindeki kontrol tedbirleri ve saha tespitleri | Sorumlusu kim, termini geçti mi, kapanış kanıtı var mı? |
| Çalışan eğitimleri | 6331 sayılı Kanun madde 17, Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik | Kim hangi eğitimi aldı, tekrarı ne zaman? |
| Sağlık gözetimi | 6331 sayılı Kanun madde 15 | İşe giriş ve periyodik muayeneler yapıldı mı? |
| Acil durum planı ve tatbikat | 6331 sayılı Kanun madde 11, İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik | Plan güncel mi, tatbikat yapıldı mı? |
| İş ekipmanı periyodik kontrolleri | İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği | Kontrol raporu var mı, sıradaki kontrol ne zaman? |
| İş kazası ve meslek hastalığı | 6331 sayılı Kanun madde 14 | Kayıt tutuldu mu, bildirim yapıldı mı? |
Tablodaki her satır üç bilgi taşır: bir tarih, bir sorumlu ve bir kanıt. Bu üçünden biri eksikse kayıt takip edilmiyor, yalnız saklanıyor demektir. Örneğin termini yazılmamış bir DÖF hiçbir zaman gecikmiş görünmez.
Takip sistemi sözleşme ve görevlendirme kaydını kapsamaz. Uzmanın ve hekimin işyeriyle sözleşmesi İSG-Katip'te tutulur. Bu işlemlerin adımları için FirstİSG'nin İSG-Katip rehberine bakabilirsiniz.
Takip Excel'de mi, programda mı tutulmalı?
Tek firma ve az kayıtla Excel yeterli olabilir. Birden çok firma, sahadan fotoğraflı tespit ve kendiliğinden gelen hatırlatma gerektiğinde program gerekir. Karar, kayıt sayısından çok tablonun kaç kişinin elinden geçtiğine bağlıdır.
| Ölçüt | Excel tablosu | İSG takip programı |
|---|---|---|
| Hatırlatma | Tablo açılmadıkça kimse uyarılmaz | Tarih yaklaşınca ilgili kişiye bildirim gider |
| Sahadan giriş | Not alınır, ofiste tabloya yazılır | Tespit telefondan doğrudan kayda girer |
| Kanıt | Fotoğraf ve belge ayrı klasörde durur | Fotoğraf ve belge kaydın içinde durur |
| Birden çok kişi | Dosyanın kopyaları çoğalır | Herkes aynı kayda bakar |
| Geçmiş | Eski satırın neden değiştiği görünmez | Kaydın önceki hâli ve kapanış tarihi kalır |
| Çıktı | Tablo elle biçimlendirilir | Rapor ve liste hazır biçimde alınır |
Excel'in en çok zorlandığı yer, aynı bilginin iki yerde yazılmasıdır. Uzman uygunsuzluğu önce saha raporuna, sonra takip tablosuna geçirir. Tabloya geçirilmeyen satır sonraki ziyarette unutulur.
İkinci zorluk sürümdür. Tablo e-postayla dolaşınca hangi dosyanın son hâl olduğu belirsizleşir. Kapatılmış bir DÖF, eski kopyada açık görünmeye devam eder.
Excel'den bütünüyle vazgeçmek de şart değildir. Yazılım listeleri Excel olarak verebiliyorsa tablo alışkanlığı raporlamada sürer. Kayıt yazılımda tutulur, inceleme Excel'de yapılır.
Bireysel uzman, işyeri hekimi ve kurumsal firma için takip nasıl ayrılır?
Takip edilen kayıtlar aynıdır, ama her rol bu kayıtlara farklı yerden bakar. Bireysel uzman birden çok firmanın açık işlerini, işyeri hekimi çalışanların muayene takvimini, kurumsal firma ise bütün işyerlerinin toplu durumunu izler.
| Rol | En sık baktığı liste | Takipte en çok zorlayan |
|---|---|---|
| Bireysel iş güvenliği uzmanı | Firma bazında açık DÖF'ler ve yaklaşan tarihler | Firmaları birbirine karıştırmadan izlemek |
| İşyeri hekimi | Çalışan bazında muayene ve tetkik tarihleri | Sağlık kayıtlarını erişimi sınırlı tutmak |
| Kurumsal firmanın İSG sorumlusu | İşyeri bazında geciken işler ve eksik belgeler | Her işyerinin kaydı aynı düzende tutmasını sağlamak |
Bireysel uzman için takip sistemi bir ziyaret hazırlığıdır. Firmaya gitmeden önce açık DÖF'leri ve tarihi yaklaşan belgeleri görmek, ziyaretin gündemini belirler. Firma listesi uzadıkça bu ön hazırlık elle yapılamaz hâle gelir.
İşyeri hekimi çalışan bazında düşünür. Hangi çalışanın periyodik muayenesinin yaklaştığı, hangisinin tetkik sonucunun eksik olduğu hekimin listesidir. Sağlık verisinin uzmanın göreceği listelerden ayrı durması da hekimin takibinin parçasıdır.
Kurumsal firma tek tek kayıtlardan çok toplu tabloya bakar. Hangi işyerinde kaç DÖF'ün geciktiği ve hangi belgenin eksik olduğu yönetime sunulan bilgidir. Kurumsal tarafın kayıt düzeni İSG yönetim sistemi yazılımı sayfasında ayrıca anlatılıyor.
Kendi rolünüze göre hangi özelliklerin öne çıktığını görmek için ihtiyaç testini cevaplayabilirsiniz.
Takip sistemi hangi hatırlatmaları vermeli?
Takip sistemi, tarihi yaklaşan ve tarihi geçen her işi sorumlusuna hatırlatmalıdır. En az dört hatırlatma beklenir: DÖF termini, geciken DÖF, yenileme tarihi yaklaşan kayıt ve yenilemeyi gerektiren olay. Hatırlatma doğru kişiye gitmiyorsa, sistem yalnız bir takvimdir.
| Hatırlatma | Ne zaman | Kime gider |
|---|---|---|
| DÖF termini yaklaşıyor | Termin gelmeden önce | DÖF'ün sorumlusu ve DÖF'ü açan uzman |
| DÖF gecikti | Termin geçtiğinde | Sorumlu, uzman ve gerekirse işveren vekili |
| Kayıt yenilenecek | Yenileme tarihinden önce | Kaydı yürüten uzman ya da hekim |
| Yenilemeyi gerektiren olay | Olay kaydedildiğinde | Risk değerlendirmesini yürüten ekip |
Son satır sık unutulur. Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, tehlike sınıfına bağlı yenileme süresinin yanında bazı olaylarda da yenileme ister. İşyerinin taşınması, yeni ekipman, üretim yönteminin değişmesi, iş kazası ve ramak kala olay bunlar arasındadır.
Hatırlatmanın kime gittiği de önemlidir. DÖF'ün sorumlusu çoğu zaman firmanın bir çalışanıdır ve yazılımın kullanıcısı değildir. Böyle bir sorumluya hatırlatmanın e-postayla ya da kısa mesajla ulaşıp ulaşmadığını demoda sorun.
Fazla hatırlatma da bir sorundur. Her gün çok sayıda bildirim alan uzman bildirimleri okumayı bırakır. Hatırlatmaların özet hâlinde toplanabildiği ve kapatılan işin bildiriminin kesildiği bir düzen arayın.
Sahadan gelen bulgu takibe nasıl bağlanır?
Bulgu, sahada kaydedildiği anda takip kaydına dönüşmelidir. Uzman uygunsuzluğu fotoğraflar, tespiti yazar ve aynı kayıttan bir DÖF açar. DÖF'ün sorumlusu, termini ve kapanış kanıtı o kayda bağlı kalır.
Bu bağ kurulmazsa aynı uygunsuzluk üç yerde yaşar: telefon galerisinde, saha raporunda ve takip tablosunda. Üçü birbirinden habersizdir. Sonraki ziyarette uzman, sorunun kapanıp kapanmadığını hafızasından çıkarmak zorunda kalır.
İyi kurulmuş bir akış şöyle ilerler:
- Tespit. Uygunsuzluk sahada fotoğraflanır ve firmanın taslak raporuna eklenir.
- DÖF. Tespitten DÖF açılır; sorumlu ve termin yazılır.
- Risk değerlendirmesi. Tespit yeni bir tehlikeyse risk değerlendirmesine de kalem olarak eklenir.
- Kapanış. Sorumlu işi bitirince kapanış fotoğrafı ya da belgesi eklenir.
- Sonraki ziyaret. Uzman, kapanan ve açık kalan DÖF'leri ziyaret öncesinde listede görür.
FirstİSG'de saha raporundaki uygunsuzluktan da, risk analizi kaleminden de DÖF açılır. DÖF kapanırken kanıt olarak fotoğraf ya da belge eklenebilir. Tespit yeni bir tehlikeyse, yeniden yazılmadan risk analizine de eklenebilir.
Sahada telefondan çalışmanın ayrıntıları mobil uygulama sayfasında yer alıyor. Risk analizinin yazılımda nasıl tutulduğu ise risk analizi programı sayfasının konusu.
Takip sistemi hangi sırayla kurulur?
Takip sistemi firma listesiyle başlar, açık işlerle devam eder ve hatırlatmalarla tamamlanır. Bu sıra, en çok zaman alan veri girişini en başta bitirir. Her adım bir öncekinin verisine dayanır.
- Firma listesi. Hizmet verilen firmalar ve işyerleri tehlike sınıflarıyla girilir.
- Güncel belgeler. Her firmanın geçerli risk değerlendirmesi, acil durum planı ve kontrol raporları dosyaya yüklenir.
- Sonraki tarihler. Her belgenin bir sonraki yenileme ya da kontrol tarihi yazılır.
- Açık işler. Kapanmamış uygunsuzluklar sorumlu ve terminle DÖF olarak açılır.
- Hatırlatmalar. Kimin hangi bildirimi alacağı belirlenir.
İlk adım elle yapıldığında uzun sürer. Hizmet verilen firmalar zaten İSG-Katip'te kayıtlıdır ve Katip'ten alınan dosya bu listeyi taşır. FirstİSG'de bireysel kullanıcı, Katip'ten aldığı Excel dosyasıyla firma listesini içe aktarabilir.
Sonraki tarihler adımında, tarihi yazılımın kendisinin hesaplayıp hesaplamadığına bakın. FirstİSG'nin dijital firma dosyasında kayıt, çalışma tarihi ve periyotla açılır ve sonraki tarih bu ikisinden hesaplanır. Yenileme yeni bir dönem açar, eski dönem geçmişte kalır.
Tarih hesabı ile hatırlatma ayrı işlerdir. Hesaplanan tarihin kime, hangi kanaldan ve ne zaman hatırlatıldığını demoda ayrıca sorun.
Takip sistemi seçerken hangi sorular sorulur?
Seçimde asıl soru, sistemin sizin yerinize neyi hatırladığıdır. Kayıtları saklamak her yazılımın işidir; tarih yaklaşınca haber vermek ve sahadaki bulguyu takibe bağlamak ise ayırt edici olandır. Aşağıdaki soruları demoda kendi verinizle sınayın.
| Soru | Neden önemli |
|---|---|
| Sahadaki tespitten DÖF kaç adımda açılıyor? | Adım arttıkça DÖF açılmadan kalan tespit artar |
| Firma çalışanı olan DÖF sorumlusuna hatırlatma ulaşıyor mu? | Sorumlu habersizse termin anlamını yitirir |
| Yenileme tarihlerini yazılım öneriyor mu, elle mi giriliyor? | Elle girilen tarih unutulmaya açıktır |
| Firma listesi İSG-Katip dosyasından aktarılabiliyor mu? | İlk kurulumdaki en uzun iş kısalır |
| Kapanan DÖF'ün kanıtı kaydın içinde mi duruyor? | Denetimde kapanış belgesiz kalmaz |
| Açık işlerin listesi Excel ya da PDF olarak alınabiliyor mu? | Yönetime ve işverene rapor vermek kolaylaşır |
| Sağlık kayıtlarını kimler görebiliyor? | Çalışanın sağlık bilgileri gizli tutulmak zorundadır |
Sorulardan biri "hayır" ile cevaplanırsa yazılım elenmez; o iş elle yürütülür. Önemli olan, hangi işlerin elle kalacağını satın almadan önce bilmektir.
Saha ziyaretinin yazılımdaki genel akışı ve temel özellikler ana sayfada anlatılıyor. Bütçe tarafı için fiyat sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
İSG takip sistemi nedir?
İşyerinin iş sağlığı ve güvenliği işlerini tarih, sorumlu ve kanıtla izleyen kayıt düzenidir. Risk değerlendirmesinin yenilenmesi, DÖF'lerin kapanması, eğitim ve muayenelerin zamanında yapılması bu düzenle görünür olur. Düzen bir Excel dosyasında da, bir İSG yazılımında da kurulabilir.
İSG takip sistemi ile İSG-Katip aynı şey mi?
Değil. İSG-Katip, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin işyeriyle sözleşmesinin ve görevlendirmesinin kaydedildiği resmî sistemdir. Takip sistemi ise işyerinin kendi kayıtlarını, yani risk değerlendirmesini, DÖF'leri, eğitimleri ve belgeleri izler. Katip'teki firma listesi takip sistemine başlangıç verisi olabilir.
Takip sisteminin kurulmasından kim sorumludur?
6331 sayılı Kanun'un 4. maddesi iş sağlığı ve güvenliğini sağlama yükümlülüğünü işverene verir. Takip sistemini çoğunlukla iş güvenliği uzmanı kurar ve yürütür, işyeri hekimi sağlık kayıtlarını tutar. Sistemin hangi araçla kurulduğu yükümlülüğün sahibini değiştirmez.
Takip sistemi denetimde belgenin yerine geçer mi?
Geçmez. Denetimde imzalı risk değerlendirmesi, eğitim kayıtları ve muayene formları gibi belgelerin kendisi istenir. Takip sistemi bu belgelerin nerede olduğunu, güncel olup olmadığını ve neyin eksik kaldığını gösterir.
Excel'deki eski takip tablolarım ne olacak?
Geçişte tabloların hepsini taşımak gerekmez. Açık kalan işleri, yani kapanmamış DÖF'leri ve tarihi yaklaşan kayıtları yazılıma girin. Kapanmış eski satırları tablo olarak arşivde bırakmak, geçişi kısaltır.
Ücretsiz bir takip programı işimi görür mü?
Az firmaya bakan bir uzman için görebilir, ama sınırın neye konduğuna bakın. Rapor, firma ya da depolama sınırı farklı kullanıcıyı farklı zorlar. FirstİSG'de bireysel kullanıcı her ay ücretsiz rapor hakkıyla başlar.