İSG Raporları Her Formatta: PDF, Word, Excel
İSG raporunun biçimi, raporun türüne ve kimin eline gideceğine göre seçilir. Saha raporu işverene çoğunlukla PDF olarak teslim edilir, risk analizi tablo olarak Excel'de de istenir, imzaya giden belgeler ise Word'de düzenlenir. FirstİSG'de saha raporu PDF, risk analizi PDF ve Excel, şablondan üretilen belgeler Word ya da Excel olarak alınır.
Son güncelleme:
Hangi İSG belgesi hangi biçimde istenir?
Biçim, belgenin ne için kullanılacağına göre seçilir: teslim edilen belge PDF, üzerinde çalışılan tablo Excel, düzenlenip imzaya giden metin Word olur. Aşağıdaki tablo yaygın İSG belgelerini bu açıdan sıralar. Son sütun, FirstİSG'de hangi biçimin alındığını gösterir.
| Belge | Yaygın teslim biçimi | Neden | FirstİSG'de |
|---|---|---|---|
| Saha gözlem raporu | İşverene değişmeden gider, fotoğraflar yerinde kalır | ||
| Risk analizi | PDF ve Excel | PDF teslim ve arşiv için, Excel süzme ve sıralama için | PDF ve Excel |
| Tutanak, eğitim formu gibi belgeler | Word ya da Excel | İmzaya gitmeden önce düzenlenir | Şablondan Word ya da Excel |
Tablodaki "yaygın teslim biçimi" bir zorunluluk değil, uygulamada sık görülen tercihtir. Firmanın kendi teslim biçimi varsa onu sözleşmenin başında konuşun.
PDF, Word ve Excel arasındaki fark nedir?
Fark, belgenin teslimden sonra değişip değişmeyeceğindedir. PDF açıldığı her cihazda aynı görünür ve kolayca değiştirilemez. Word ve Excel ise üzerinde çalışmak içindir.
- PDF teslim biçimidir. İşverene giden rapor, fotoğrafları ve sayfa düzeniyle birlikte aynı kalır. Arşivde saklanacak imzalı belge için de uygundur.
- Word düzenleme biçimidir. Firmaya özgü bilgiler eklenecek, ıslak imzaya çıkacak ya da başka bir belgenin içine alınacak metin için kullanılır.
- Excel tablo biçimidir. Risk analizi, çalışan listesi ve DÖF listesi gibi satır satır kayıtlar süzülür, sıralanır ve başka sistemlere aktarılır.
Bir yazılımın "her formatta raporlama" sunması, her belgenin her biçimde alınabildiği anlamına gelmez. Hangi belgenin hangi biçimde alındığını demoda tek tek sorun. Sizin için önemli olan belgeyi o biçimde indirip açmak, en kısa sınamadır.
Saha raporu programında neye bakılır?
Saha raporu programında önce fotoğraftan rapora geçişe, sonra raporun işverene gidecek hâline bakılır. Uzman için asıl iş raporu sahada başlatmak, işveren için ise okunabilir ve fotoğraflı bir PDF almaktır. Aşağıdaki ölçütler bu iki tarafı da kapsar.
| Ölçüt | Neden önemli |
|---|---|
| Fotoğraf her uygunsuzluğun yanında mı? | İşveren neyi düzelteceğini görür |
| Mevzuat maddesi raporda yazıyor mu? | Uygunsuzluğun dayanağı açık olur |
| Risk puanı ve termin görünüyor mu? | Öncelik sırası anlaşılır |
| Rapor taslakken düzenlenebiliyor, tamamlanınca kilitleniyor mu? | Teslim edilen rapor sonradan değişmez |
| Uygunsuzluk DÖF olarak izlenebiliyor mu? | Sonraki ziyarette ne kapandığı görülür |
| PDF telefondan da alınabiliyor mu? | Rapor sahadan çıkmadan teslim edilebilir |
Raporun ilk sayfasında firmanın adı, ziyaret tarihi ve raporu hazırlayan uzman açıkça yazmalıdır. Bu bilgiler eksikse, aylar sonra arşivden açılan raporun hangi ziyarete ait olduğu anlaşılmaz.
FirstİSG'de saha raporu taslakken düzenlenir, tamamlandıktan sonra PDF olarak alınır ve işverene e-postayla gönderilebilir. Rapordaki uygunsuzluktan DÖF açılabilir ve DÖF kapanana kadar izlenir.
Rapor işverene nasıl teslim edilir?
Rapor çoğunlukla PDF olarak e-postayla, gerektiğinde basılı ve imzalı olarak teslim edilir. Hangisi seçilirse seçilsin, teslim edilen raporun bir kopyası firmanın dosyasında kalmalıdır. Denetimde ya da bir kaza sonrasında ilk istenen belgelerden biri, o tarihte teslim edilmiş rapordur.
Teslimin kaydı da önemlidir. Raporun hangi tarihte, kime gönderildiği yazılımda görünürse, "rapor bize ulaşmadı" tartışması kısa sürer. E-postayla gönderimde alıcı adresinin firmanın yetkili kişisi olduğuna dikkat edin.
Rapor ve form şablonları bu sitenin konusu değildir. İSG belgelerinin hangi düzende tutulduğu ve saklandığı için FirstİSG'nin İSG dokümantasyonu rehberine bakabilirsiniz.
Raporlama yazılım seçimini nasıl etkiler?
Raporlama, yazılımın her gün kullanılan çıktısıdır; bu yüzden seçimde demoda en çok zaman ayrılması gereken konudur. Demoda bir saha raporunun PDF'ini işverenin gözüyle okuyun, bir risk analizini de Excel olarak indirip süzmeyi deneyin.
Fotoğraftan rapora geçişte yapay zekânın rolü İSG'de yapay zekâ sayfasında, sahada telefondan rapor hazırlamak mobil uygulama sayfasında anlatılıyor. Bütçe için fiyat sayfasına bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
İSG raporu Word olarak mı, PDF olarak mı verilmeli?
İşverene teslim edilen ve sonradan değişmemesi gereken rapor için PDF uygundur. Word, üzerinde düzenleme yapılacak ya da ıslak imzaya gidecek belge için kullanılır. Teslim biçimini firmayla baştan konuşmak, sonradan dönüştürme işini önler.
Risk analizini Excel olarak almak neden istenir?
Risk analizi satır satır bir tablodur ve firmalar onu kendi sistemlerinde süzmek, sıralamak ya da birleştirmek ister. Excel bu işlemlere izin verir. Resmî teslim ve arşiv için ise imzalı PDF hâli saklanır.
Saha raporuna fotoğraf eklenir mi?
Eklenmesi beklenir; fotoğraf, uygunsuzluğun o tarihte orada olduğunun en açık kanıtıdır. Raporda her uygunsuzluğun yanında kendi fotoğrafının durması, işverenin neyi düzelteceğini anlamasını kolaylaştırır.
Yazılımın rapor şablonunu kendi firmamıza göre değiştirebilir miyiz?
Bu, yazılıma göre değişir. Logo, başlık ve imza alanı gibi öğelerin değiştirilip değiştirilemediğini demoda sorun. Mevzuatın istediği alanların şablondan çıkarılamaması ise iyi bir işarettir.
Tamamlanan rapor sonradan değiştirilebilir mi?
Değiştirilememesi beklenir, çünkü işverene teslim edilen rapor o tarihteki tespiti belgeler. Düzeltme gerekirse yeni bir rapor hazırlanır. FirstİSG'de yalnız taslak rapor düzenlenebilir; tamamlanan rapor değiştirilemez.