Periyodik Kontrol Takip Programı: Ekipman, Tarih ve Rapor
Periyodik kontrol takip programı, iş ekipmanlarını tek tek kaydedip her birinin son kontrol raporunu ve bir sonraki kontrol tarihini izleyen yazılımdır. Çizelgeden farkı, tarihin ekipman bazında hesaplanması ve raporun ekipmanın kaydında durmasıdır. Kontrolü yapmak yetkili kişinin, takibi yürütmek işverenin işidir.
Bu sayfada
Periyodik kontrol takibinde neler kaçar?
En sık kaçan şey, olağan aralığın dışında doğan kontrol ihtiyacıdır. Yıllık takvim izlenir, ama bir taşınma, büyük onarım ya da kaza sonrası gereken kontrol takvimde yer almaz. İkinci sık kaçan şey, yeni alınan ekipmanın listeye hiç eklenmemesidir.
İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliğinin 7. maddesi bu durumları sayar. Kurulumdan sonra ve ilk kullanımdan önce, önemli bakım ve onarımdan sonra ve seyyar olmayan ekipmanın her yer değişikliğinde kontrol yapılır. Kaza, doğal olay ya da uzun süre kullanılmama gibi güvenliği bozabilecek durumlardan sonra da kontrol gerekir.
| Kaçan durum | Neden kaçar | Takipte ne yapılır |
|---|---|---|
| Yeni ekipman | Satın alma İSG'ye haber vermez | Ekipman listeye eklenmeden kullanılmaz kuralı |
| Yer değişikliği | Taşıma bakım işi sayılır | Taşınan ekipman için yeni kontrol kaydı |
| Büyük onarım | Onarım bakım biriminde kalır | Onarım sonrası kontrol satırı |
| Kaza ya da uzun duruş | Olay kaydı ekipmanla eşleşmez | Olay sonrası kontrol satırı |
| Raporda kusur | Rapor dosyaya kaldırılır | Kusurun giderilmesi ayrı iş olarak izlenir |
İş güvenliği uzmanının bu takipteki yeri de tanımlıdır. İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmeliğin 9. maddesi, mevzuat gereği yapılması gereken periyodik bakım, kontrol ve ölçümleri planlamayı ve uygulamalarını kontrol etmeyi uzmanın görevleri arasında sayar.
Çizelge, Excel ve program nasıl karşılaştırılır?
Az ekipmanlı tek işyerinde çizelge ya da Excel yeterlidir; ekipman ve işyeri sayısı arttıkça program zaman kazandırır. Fark kayıt tutmakta değil, tarihin ve raporun ekipmanla birlikte durmasındadır. Aşağıdaki tablo üç yolu aynı ölçütlerle karşılaştırır.
| Ölçüt | Kâğıt çizelge | Excel | Takip programı |
|---|---|---|---|
| Sonraki tarih | Elle yazılır | Formülle hesaplanabilir | Ekipman bazında hesaplanır |
| Rapor | Ayrı klasörde | Ayrı klasörde, dosya adıyla | Ekipmanın kaydında |
| Olağan dışı kontrol | Not düşülür | Ayrı satır açılır | Ekipmana yeni kayıt eklenir |
| Kusur takibi | Raporun içinde kalır | Ayrı sütun gerekir | Kayda bağlı izlenir |
| Birden çok işyeri | Her işyeri ayrı çizelge | Sekme ya da ayrı dosya | İşyeri bazında ayrılır |
Excel'in zayıf noktası, formülü bozulan ya da kopyası dolaşan dosyadır. Sonraki tarih formülle hesaplansa bile rapor başka bir klasörde durur ve iki kayıt birbirinden habersiz değişir.
Kontrol raporları nasıl saklanır ve bulunur?
Her rapor ait olduğu ekipmanın kaydında saklanır ve ekipman adıyla bulunur. Raporu tarihe ya da kontrolü yapan firmaya göre dosyalamak, bir ekipmanın geçmişini birkaç klasöre dağıtır. Aranan soru genellikle "bu forkliftin son raporu nerede?" sorusudur.
Yönetmeliğin 7. maddesi, işverenden periyodik kontrol sonuçlarını ıslak imzalı olarak kayıt altına almasını ve yetkililer istediğinde göstermek üzere saklamasını ister. Aynı hüküm, güvenli elektronik imza taşıyan ve elektronik ortamda tutulan kayıtları da kabul eder. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. maddesi bu imzayı elle atılan imzayla eşdeğer tutar.
Saklamada dikkat edilecek üç ayrıntı daha vardır:
- Seyyar ekipman. Kurulum şartına bağlı olmayan seyyar ekipman işletme dışında kullanılıyorsa, son kontrol raporu ekipmanla birlikte bulundurulur.
- EKİPNET numarası. Raporda kontrolü yapan kişinin EKİPNET kayıt numarası bulunmalıdır. EKİPNET, yönetmeliğin 4. maddesine göre İSG-KATİP içindeki periyodik kontrol modülüdür.
- Sözleşme. Yönetmeliğe göre EK-III kapsamındaki ekipmanda kontrol yapılmadan en geç bir gün önce İSG-KATİP'teki örneğe uygun sözleşme düzenlenir ve onaylanır.
FirstİSG'nin dijital firma dosyasında periyodik kontrol raporları ekipman başına kaydedilir. Kontrol tarihi ve periyot girilir, sonraki tarih bu ikisinden hesaplanır. Ekipman türü bir periyot önerir, ama alan düzenlenebilir kalır. Belge düzeninin genel kuralları İSG evrak takip sistemi sayfasında anlatılıyor.
Hatırlatma ne kadar önce gelmeli?
Hatırlatma, kontrolü ayarlamak için gereken süreden önce gelmelidir. Bu süre kontrolü yapan kişinin ya da kuruluşun takvimine, sözleşmenin hazırlanmasına ve ekipmanın durdurulabileceği güne bağlıdır. Tek bir gün sayısı her ekipmana uymaz.
Hatırlatma zamanını belirlerken şu soruları sorun:
- Kontrolü kim yapıyor? Dışarıdan gelen bir kuruluşla randevu, iç ekiple planlamadan uzun sürer.
- Sözleşme hazır mı? EK-III kapsamındaki ekipmanda yönetmelik kontrolden önce sözleşme ister; yeni bir kontrol firmasıyla çalışılacaksa bu adım öne alınır.
- Ekipman ne zaman durdurulabilir? Üretimi durduran bir ekipmanın kontrolü bakım duruşuna denk getirilir.
- Ön hazırlık ne kadar sürer? Yönetmelik, yetkili kişinin belirttiği ön hazırlıkların işverence yapılmasını ister.
Programda hatırlatma süresinin ekipman türüne göre ayarlanabilmesi, tek bir varsayılandan daha işe yarar. Hatırlatmanın kime gideceği de aynı önemdedir: tarih uzmana, randevu işi ise çoğu zaman bakım birimine düşer. Takip sisteminin genel hatırlatma kuralları İSG takip sistemi sayfasında ele alınıyor.
Takip programında ne aranır?
Aranacak ilk şey ekipman bazında kayıttır; firma bazında tek bir "periyodik kontrol" satırı, hangi ekipmanın geciktiğini göstermez. Sonra raporun kayıtta durması, olağan dışı kontrolün eklenebilmesi ve kusurun izlenmesi gelir. Aşağıdaki maddeler bir deneme sırasında tek tek işaretlenebilir.
- Her ekipman ayrı kayıt olarak açılıyor ve adıyla aranabiliyor.
- Kontrol aralığı ekipman bazında giriliyor, sonraki tarih hesaplanıyor.
- Yer değişikliği, onarım ya da kaza sonrası kontrol aralığı beklemeden eklenebiliyor.
- Raporun taranmış kopyası ekipmanın kaydına yükleniyor.
- Rapordaki kusur ayrı bir iş olarak izleniyor ve kapanışı kanıtlanıyor.
- Tarihi yaklaşan ve geçen ekipmanlar ayrı listede görünüyor.
- Liste işyeri bazında ve belge olarak alınabiliyor.
Bir maddenin eksik olması programı elemez; o işin elle yürüyeceğini gösterir. Listenin belge olarak alınması, denetimde ya da yönetime raporlamada işe yarar; belge biçimleri raporlama sayfasında anlatılıyor. Ekipman listesi ve kontrol aralıkları için FirstİSG'nin iş ekipmanları periyodik kontrol rehberine bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Periyodik kontrol takibini kim yapar?
Yükümlülük işverenindir; kontrolleri yetkili kişilere yaptırmak ve sonuçları saklamak işverenin işidir. İş güvenliği uzmanı kontrolleri planlar ve uygulamayı izler. Takip programını çoğu zaman uzman kurar, bakım ya da teknik birim günceller.
Periyodik kontrol takip çizelgesi Excel'de tutulabilir mi?
Az ekipmanlı tek işyerinde tutulabilir. Tabloda her ekipmana bir satır, son kontrol tarihi, aralık ve sonraki tarih sütunu açılır. Ekipman sayısı arttıkça raporun ayrı klasörde durması ve tarihin elle güncellenmesi tabloyu zayıflatır.
Kontrol raporunda "uygun değil" çıkarsa ne yapılır?
Rapordaki her kusur ayrı bir iş olarak ele alınır ve giderilene kadar izlenir. Kusur giderildiğinde bunun kanıtı ekipmanın kaydına eklenir. Uygun olmayan ekipmanın kullanılıp kullanılmayacağına rapordaki değerlendirmeye ve işyerinin güvenlik kurallarına göre karar verilir.
Periyodik kontrol sözleşmesi takip programına girer mi?
Girmesi yararlıdır, çünkü yönetmelik EK-III kapsamındaki ekipmanda kontrolden önce İSG-KATİP'teki örneğe uygun bir sözleşme düzenlenmesini ister. EK-III dışındaki ekipmanın isteğe bağlı kontrolünde bu sözleşme şartı aranmaz. Sözleşme Katip üzerinden yapılır; programda yalnız kaydı ve tarihi tutulur.
Hangi ekipman ne sıklıkla kontrol edilir?
Aralık ekipmanın türüne, ilgili standarda ve imalatçının talimatına göre değişir; bu sayfa aralıkları vermez. Ekipman listesi ve kontrol aralıkları FirstİSG'nin iş ekipmanları periyodik kontrol rehberinde yer alıyor.
Kaynaklar
- İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği, Madde 4 ve 7
- İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, Madde 9, çalışma ortamı gözetimi
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Madde 5
- FirstİSG iş ekipmanları periyodik kontrol rehberi