İSG Yazılımı Zorunlu mu? Bakanlık Onaylı Yazılım Var mı?
Özel bir İSG yazılımı satın almak ya da kullanmak mevzuatta zorunlu değildir; risk değerlendirmesi ve eğitim belgeleri kâğıtta da tutulabilir, elektronik ortamda da. Zorunlu olan, Bakanlığın kendi sistemi İSG-Katip üzerinden yapılan sözleşme ve bildirimlerdir. Bakanlığın İBYS duyurularına göre İBYS kapsamındaki veri iletimi, gerektiği yerde Bakanlıkça tescil edilen entegratör yazılımlar üzerinden yapılır. Piyasada geçen bakanlık onaylı yazılım ifadesi de çoğunlukla bu tescili anlatır.
Bu sayfada
Mevzuat yazılım kullanmayı zorunlu tutuyor mu?
Tutmuyor. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu da, risk değerlendirmesi, eğitim ve İSG hizmetleri yönetmelikleri de özel bir yazılım satın alma ya da kullanma yükümlülüğü getirmez. Bu metinler belgenin içeriğini ve saklanmasını düzenler; elektronik ortamı ise bir seçenek olarak tanır. İBYS kapsamındaki veri iletimi bu genellemenin dışında kalır ve aşağıda ayrıca ele alınıyor.
Aşağıdaki tablo, elektronik ortamdan söz eden hükümleri ve bunların yanında duran imza şartını gösterir. Elektronik ortamla ilgili hükümlerin dili "-ebilir" biçimindedir, yani izin verir, zorunlu tutmaz.
| Hüküm | Ne diyor | Yazılım açısından anlamı |
|---|---|---|
| 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, madde 27, üçüncü fıkra | Bakanlık, Kanuna göre yapılan iş ve işlemlerin belgelerini elektronik ortamda isteyebilir ve arşivleyebilir | Bakanlığa yetki verir, işyerine yazılım şartı koymaz |
| İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği madde 11, üçüncü fıkra | Risk değerlendirmesi dokümanı elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenebilir | Kâğıt da, yazılım da kabul edilir |
| Aynı yönetmelik madde 11, ikinci fıkra | Sayfalar numaralanır, paraflanır, son sayfa imzalanır ve işyerinde saklanır | Hangi araçla hazırlanırsa hazırlansın imza şartı sürer |
| Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik madde 26 | Eğitim belgeleri elektronik imzayla imzalanabilir, elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenebilir | Eğitim kayıtları dijital tutulabilir |
Tablodaki ikinci ve üçüncü satır birlikte okunmalıdır. Yazılımda hazırlanan risk değerlendirmesi, parafsız ve imzasız bırakılırsa yönetmeliğin istediği dokümana dönüşmez. Yazılım biçimi değiştirir, yükümlülüğü değiştirmez.
Kısacası zorunlu olan iştir: risk değerlendirmesi, eğitim, sağlık gözetimi ve bunların belgeleri. Bu işin hangi araçla yürütüleceğine işveren ve İSG profesyoneli karar verir.
"Bakanlık onaylı yazılım" ifadesi neyi kastediyor?
İfade çoğunlukla İBYS veri iletimi için yapılan entegratör tescilini anlatır. Bakanlığın İBYS duyurularına göre bu iletim, Bakanlıkça tescil edilen entegratör yazılımlar üzerinden yapılır. Tescil iletim kanalıyla ilgilidir; bir yazılımın raporlarına ya da risk analizi yöntemine verilmiş bir kalite onayı anlamına gelmez.
Bu ayrım satın alma kararında önemlidir. Entegratör olarak tescil edilmiş bir yazılım, veri iletimini doğru yapıyor olabilir. Ama saha raporu, risk analizi ya da DÖF takibi gibi günlük işleri hiç kapsamayabilir.
| İfade | Ne anlama gelebilir | Ne anlama gelmez |
|---|---|---|
| Bakanlık onaylı | İBYS veri iletimi için entegratör tescili | Raporların ve yöntemin Bakanlıkça incelendiği |
| İSG-Katip uyumlu | Katip'ten alınan dosyanın içe aktarılabildiği | Yazılımın Katip'e kendiliğinden işlem yaptığı |
| Mevzuata uygun | Çıktının yönetmeliğin saydığı alanları taşıdığı | Belgenin imzasız da geçerli olduğu |
"Mevzuata uygun" iddiasını sınamanın yolu, çıktıyı ilgili maddeyle yan yana koymaktır. Risk değerlendirmesi için bu, yönetmeliğin 11. maddesinde sayılan bilgilerin çıktıda bulunup bulunmadığına bakmak demektir. Çıktıda hangi alanların aranacağı risk analizi programı sayfasında tablo olarak verildi.
İSG-Katip ve İBYS ile yazılımın ilişkisi nedir?
İSG-Katip ve İBYS Bakanlığın sistemleridir; satın alınan bir İSG yazılımı bunların yerine geçmez, onlarla yan yana çalışır. Katip sözleşme ve görevlendirmenin kanalıdır. Bakanlığın duyurularına göre İBYS de kapsamındaki kayıtların Bakanlığa iletildiği sistemdir. Günlük saha işi ve belge düzeni üçüncü bir alandır.
İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik madde 4, İSG-Katip'i "İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, Takip ve İzleme Programı" olarak tanımlar. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği madde 14, OSGB ile işveren arasındaki sözleşmenin Katip'teki örneğine uygun düzenlenip sistem üzerinden onaylanmasını ister. Aynı yönetmeliğin 5. maddesi, işverenin Bakanlıkça belirlenen bilgileri Katip üzerinden vermesini düzenler.
| Sistem | Kimin | Ne için kullanılır |
|---|---|---|
| İSG-Katip | Bakanlık | Sözleşme, görevlendirme ve Bakanlıkça istenen bildirimler |
| İBYS | Bakanlık | Bakanlık duyurularına göre, kapsamdaki kayıtların tescilli entegratörler üzerinden iletimi |
| İSG yazılımı | Kullanıcının seçtiği sağlayıcı | Saha raporu, risk analizi, DÖF ve belge düzeni |
İBYS'nin hangi kayıtları ve hangi tarihten itibaren kapsadığını Bakanlığın kendi duyurularından kontrol edin. Kavramın ve entegratör ilişkisinin genel anlatımı için FirstİSG'nin İBYS rehberine bakabilirsiniz.
Katip tarafında FirstİSG'nin rolü sınırlıdır: Katip'ten alınan dosyayla firma listesini içe aktarır, Katip'e kendisi işlem yapmaz.
Zorunlu olmasa da yazılım ne zaman gerekir?
Yazılım, aynı bilginin birden çok yere elle yazıldığı noktada gerekir. Tek bir işyeri ve yılda birkaç belgeyle çalışan kişi kâğıt ya da Excel'le düzenini kurabilir. Firma sayısı, ziyaret sıklığı ya da kayıt sayısı arttıkça elle tutulan düzen kopmaya başlar.
Aşağıdaki durumlar, yazılımın bir tercih olmaktan çıkıp iş yükünü belirlediği yerlerdir:
- Birden çok firma. Her firmanın raporu, risk analizi ve belgeleri ayrı klasörlerde dağılır, ziyaret öncesi hazırlık uzar.
- Fotoğraflı saha raporu. Fotoğraflar telefon galerisinden Word dosyasına tek tek taşınır.
- Açık tedbirler. Risk analizindeki tedbirlerin kapanıp kapanmadığı ayrı bir tabloda izlenir ya da hiç izlenmez.
- Birden çok kişi. Uzman, hekim ve işveren aynı belgenin farklı kopyalarına bakar.
- Denetim hazırlığı. İstenen belge klasörlerde aranır, bazen bulunamaz.
Bu durumlardan ikisi ya da daha fazlası sizde varsa, yazılım zorunlu olmasa da zaman açısından gerekli hâle gelmiştir. Bu durumların sizin rolünüzde hangi özelliklere karşılık geldiğini ihtiyaç testi üç soruyla gösterir.
Sağlayıcının yetki iddiası nasıl doğrulanır?
Yetki ya da tescil iddiası, sağlayıcının kendi sayfası yerine ilgili kurumun kaynağından doğrulanır. "Bakanlık onaylı" diyen bir sağlayıcıya önce neyden söz ettiğini, sonra bunun nerede yayımlandığını sorun. Cevap net değilse, iddia satın alma kararında ağırlık taşımamalıdır.
| Adım | Ne yapılır |
|---|---|
| İddianın adını isteyin | Entegratör tescili mi, başka bir belge mi olduğunu yazılı alın |
| Kaynağı kontrol edin | Bakanlığın kendi duyurularında arayın, üçüncü taraf listeye güvenmeyin |
| Kapsamı sorun | Tescilin hangi kayıt türlerini kapsadığını öğrenin |
| Tarihe bakın | Kontrol ettiğiniz duyurunun tarihini not edin |
| Günlük işi ayrı değerlendirin | İddia ne olursa olsun saha raporu ve risk analizini demoda sınayın |
Son satır sık atlanır. Tescil bir iletim kanalıyla ilgilidir; yazılımın sahada işinizi kolaylaştırıp kolaylaştırmadığını göstermez. Satın alma sürecinde sorulacak diğer sorular sık sorulan sorular sayfasında, çıktı biçimleri raporlama sayfasında yer alıyor. Bir saha ziyaretinin yazılımda baştan sona nasıl ilerlediğini ana sayfada görebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
İSG yazılımı kullanmayan işyerine ceza var mı?
Yazılım kullanmamak tek başına bir yükümlülük ihlali değildir. Ceza, risk değerlendirmesinin yapılmaması, eğitimlerin verilmemesi ya da belgelenmemesi gibi asıl yükümlülüklerin yerine getirilmemesinden doğar. Bu yükümlülükler kâğıtla da yerine getirilebilir. İBYS kapsamında Bakanlığa veri iletilmesi gereken durumlar ise ayrıdır; Bakanlığın duyurularına göre bu iletim entegratör kanalıyla yapılır.
İSG-Katip bir yazılım mı, kullanmak zorunlu mu?
İSG-Katip, Bakanlığın İSG hizmetleriyle ilgili işlemleri kayıt altına aldığı resmî sistemdir. İş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve OSGB ile yapılan sözleşmeler bu sistem üzerinden düzenlenip onaylanır. Bu yüzden sözleşme ve bildirim için kullanımı zorunludur, ama özel bir yazılımın yerine geçmez.
Bakanlık onaylı İSG yazılımı listesi nerede yayımlanır?
Tescilli entegratörlerle ilgili güncel bilgiyi Bakanlığın kendi İBYS duyurularından kontrol edin. Üçüncü taraf sitelerdeki listeler eskimiş olabilir. Kontrol ettiğiniz tarihi not edin, çünkü duyurular güncellenebilir.
Excel ile tutulan risk değerlendirmesi geçerli mi?
Geçerlilik dosyanın biçiminden değil, içeriğinden gelir. İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 11. maddesinde sayılan bilgileri taşıyan, sayfaları paraflanıp son sayfası imzalanan bir doküman Excel'de de hazırlanabilir. Aynı madde elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenmesine izin verir.
Yazılımda hazırlanan belge elektronik imzayla imzalanabilir mi?
Eğitim belgeleri için yönetmelik buna açıkça izin verir; belgeler 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun olarak imzalanabilir. Diğer belgelerde hangi imza biçiminin kabul edildiğini ilgili yönetmelikten ve belgenin gideceği kurumdan kontrol edin.
OSGB'den hizmet alan işyerinin ayrıca yazılım alması gerekir mi?
Gerekmez. İşyerinin belgelerini çoğunlukla hizmeti veren uzman ve hekim hazırlar, kendi kullandıkları araçla. İşveren için önemli olan, belgelerin bir kopyasının işyerinde erişilebilir durması ve denetimde gösterilebilmesidir.
Kaynaklar
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Madde 27, üçüncü fıkra
- İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, Madde 11
- Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Madde 26
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde 5 ve 14
- İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, Madde 4
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu
- FirstİSG İBYS rehberi