Fotoğraflı İSG Raporu Hazırlama Programı: Sahadan Rapora
Fotoğraflı rapor programı, sahada çekilen her fotoğrafı bir tespite, o tespiti de önlem, risk puanı ve mevzuat referansına bağlayarak raporu doğrudan oluşturan yazılımdır. Fotoğrafı galeriden Word'e taşıma adımı ortadan kalkar. Raporun doğruluğundan ve imzasından yine uzman sorumludur.
Bu sayfada
Fotoğraf rapora ne katar?
Fotoğraf, uygunsuzluğun o tarihte o yerde bulunduğunu metinden daha açık gösterir. İşveren neyi düzelteceğini fotoğrafa bakarak anlar, uzman da sonraki ziyarette neyin değiştiğini aynı açıyla karşılaştırır.
Fotoğrafsız bir raporda "korkuluk eksik" yazısı, hangi korkuluk olduğunu söylemez. Fotoğraflı raporda ise uygunsuzluk, yeri ve ölçeğiyle görünür. Bir kaza sonrasında, o tarihte neyin bildirildiğini fotoğrafla kanıtlamak kolaylaşır.
Fotoğrafın değerini düşüren şey programdaki dağınıklıktır. Fotoğraflar telefon galerisinde, metin Word dosyasında, öneriler ayrı bir tabloda durursa rapor elle birleştirilir. Fotoğraflı rapor programının işi bu birleştirmeyi ortadan kaldırmaktır.
Fotoğraf, tespit ve öneri raporda nasıl eşlenir?
Her uygunsuzluk raporda ayrı bir satır olur ve çoğunlukla kendi fotoğrafına bağlanır. Satırın geri kalanı o fotoğrafın açıklamasıdır: ne görüldü, nerede, ne kadar riskli ve ne yapılmalı. Aynı fotoğrafta birden fazla uygunsuzluk varsa, her biri ayrı satırda aynı fotoğrafa bağlanır.
| Satırdaki alan | Ne yazılır | Neden önemli |
|---|---|---|
| Fotoğraf | Uygunsuzluğu ve yerini gösteren kare | Tespitin kanıtıdır |
| Uygunsuzluk | Görülen durumun kısa tanımı | Satırın başlığıdır |
| Açıklama | Neden uygunsuz olduğu | İşveren gerekçeyi anlar |
| Konum | Bölüm, hat ya da alan adı | Düzeltecek kişi yeri bulur |
| Risk puanı | Seçilen yönteme göre puan | Öncelik sırası belli olur |
| Alınması gereken önlemler | Somut, uygulanabilir adımlar | DÖF'ün konusu olur |
| Mevzuat referansı | İlgili yönetmelik ve madde | Tespitin dayanağı görünür |
Bu düzen kâğıtta da kurulabilir, ama her satır elle yazılır. Programda fotoğraf çekildiği anda satır açılır, geri kalan alanlar sahada ya da ofiste doldurulur.
FirstİSG'de saha raporundaki her uygunsuzluk ayrı bir kayıttır; kayda fotoğraf eklenebilir, konum, risk puanı, önlemler ve mevzuat referansı da aynı kayıtta tutulur. Rapordaki bir uygunsuzluktan DÖF açılabilir ve risk analizine yeni kalem olarak aktarılabilir. DÖF'ün kapanışa kadar nasıl izlendiği DÖF takip programı sayfasında anlatılıyor.
Yapay zekâ fotoğraftan ne önerir, uzman neyi kontrol eder?
Yapay zekâ, fotoğrafa bakarak bir uygunsuzluk tanımı, bir önlem metni ve ilgili mevzuat maddesi için taslak hazırlar. Uzman bu taslağı satır satır okur, işyerine göre düzeltir ve gerekmeyeni siler. Öneri satırları hızla doldurur, ama hangisinin rapora gireceğine uzman karar verir.
Fotoğraflı raporda kontrolün iki noktası vardır. Birincisi, önerinin gerçekten o fotoğrafla ilgili olmasıdır; benzer görünen iki alan farklı uygunsuzluk taşıyabilir. İkincisi, karede olmayan tespitlerdir; ortam sıcaklığı, titreşim ya da bir talimatın çalışanlarca bilinmemesi kamerayla yakalanmaz ve elle eklenir.
FirstİSG'de öneriden gelen satır, elle yazılmış bir satır gibi değiştirilir ya da kaldırılır. Rapor, uzman tamamlama adımını atana kadar işverene gidecek hâle gelmez. Yapay zekânın yapabildikleri ve sınırları İSG'de yapay zekâ sayfasında tablo hâlinde anlatılıyor.
Rapor hangi biçimlerde çıkmalı?
Fotoğraflı saha raporu işverene PDF olarak çıkmalıdır, çünkü PDF fotoğrafları ve sayfa düzenini her cihazda aynı gösterir. Tamamlanmış raporun sonradan değiştirilememesi de PDF'in teslim belgesi olmasını destekler. Düzenlenecek bir metin gerekiyorsa o ayrı bir belgedir.
PDF'te bakılacak üç şey vardır:
- Fotoğraf boyutu. Fotoğraf, uygunsuzluğun okunabileceği büyüklükte basılmalıdır. Küçük bir önizleme kanıt değeri taşımaz.
- Satır ile fotoğrafın yakınlığı. Her fotoğraf kendi satırının yanında durmalı, rapor sonuna toplanmamalıdır.
- Dosya boyutu. Çok fotoğraflı rapor büyük bir PDF üretir. Firmanın e-posta sisteminin bu boyutu kabul edip etmediğini sınayın.
FirstİSG'de tamamlanan saha raporu kilitlenir ve PDF'i alınır; değişiklik yalnız taslak aşamasında yapılır. Belge türlerine göre hangi biçimin seçildiği raporlama sayfasında yer alıyor.
Fotoğraflar nerede ve ne kadar saklanır?
Fotoğraflar raporun kaydıyla birlikte, raporun saklandığı yerde durmalıdır. Rapor yıllar sonra açıldığında fotoğrafları da yerinde olmalı; ayrı bir klasörde ya da bir telefonda kalan fotoğraf zamanla kaybolur. Saklama süresi ise programın değil, belgenin tabi olduğu kuralların ve hizmet sözleşmesinin konusudur.
Saha fotoğrafı çoğu zaman kişisel veri de taşır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 3. maddesi kişisel veriyi kimliği belirli ya da belirlenebilir kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlar. Kadrajdaki bir çalışanın yüzü bu tanıma girer.
Kanunun iki hükmü, sağlayıcıya sorulacak soruları belirler. Kanunun 12. maddesi, veriyi başkasına işleten veri sorumlusunu güvenlik tedbirlerinden o kişiyle birlikte sorumlu tutar. Aynı Kanunun 7. maddesi de işlenme nedeni ortadan kalkan verinin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hâle getirilmesini ister.
| Sorulacak soru | Neden |
|---|---|
| Fotoğraflar hangi altyapıda ve nasıl korunuyor? | Veri sorumlusu güvenlik tedbirinden sağlayıcıyla birlikte sorumludur |
| Hesap kapanınca fotoğraflar ne zaman siliniyor? | İşlenme nedeni kalkan veri saklanmaya devam etmemeli |
| Fotoğraflar rapor dışında bir amaçla işleniyor mu? | Aydınlatma metninde yazmayan amaç sorun çıkarır |
| Rapor indirilince fotoğraflar PDF'te yer alıyor mu? | Teslim edilen belge kanıtını kendisi taşımalı |
FirstİSG'de fotoğraf, yüklendiği raporun kaydına bağlı saklanır ve rapor PDF'inde yer alır. Sahada fotoğraf çekerken nelere dikkat edileceği mobil uygulama sayfasında anlatılıyor.
Fotoğraflı rapor programı ilk ziyarette nasıl denenir?
En kısa deneme, kendi sahanızdan birkaç fotoğrafla gerçek bir rapor hazırlamaktır; sağlayıcının örnek raporu sizin fotoğraflarınızla çıkacak sonucu göstermez. Bir ziyaret içinde şu sırayı izleyin:
- Çek ve ekle. Fotoğrafı sahada çekip rapora ekleyin ve kaç dokunuş sürdüğünü sayın.
- Paylaştır. Aynı fotoğrafa ikinci bir uygunsuzluk bağlayın; iki satırın fotoğrafı paylaşıp paylaşamadığına bakın.
- Düzelt. Bir öneriyi değiştirin, birini silin ve raporun buna göre güncellendiğini görün.
- Bitir. Raporu tamamlayıp PDF'ini açın; fotoğrafların okunduğuna ve dosyanın e-postayla gidecek boyutta olduğuna bakın.
- İzle. Bir uygunsuzluktan DÖF açın ve satırla bağının korunduğunu kontrol edin.
Bu sırada takıldığınız adım, sağlayıcıya yöneltilecek ilk sorudur. Ziyaretin geri kalanının, yani firma dosyası ve takibin yazılımda nasıl ilerlediği ana sayfada anlatılıyor.
Sık sorulan sorular
Fotoğraflı rapor için hangi uygulama kullanılır?
Sahada telefonla çalışan ve aynı hesabı bilgisayarda da açan bir İSG uygulaması kullanılır. Genel not ya da belge uygulamaları fotoğrafı saklar, ama tespiti, önlemi ve risk puanını fotoğrafa bağlamaz. Seçimde fotoğraftan rapora kaç adımda geçildiğine bakın.
Bir fotoğrafta birden fazla uygunsuzluk varsa ne yapılır?
Her uygunsuzluk raporda ayrı bir satır olmalı ve aynı fotoğrafa bağlanmalıdır. Tek satıra iki uygunsuzluk yazmak, birinin DÖF'ünü kapatırken ötekinin unutulmasına yol açar. Konum bilgisi aynı fotoğraftaki satırlar için bir kez yazılabilir.
Fotoğraf rapora konmadan önce düzenlenmeli mi?
Kırpma ve döndürme gibi düzenlemeler sorun değildir. Uygunsuzluğu gizleyen ya da değiştiren bir düzenleme ise raporun kanıt değerini bozar. Çalışanın yüzü uygunsuzluğun parçası değilse kadraja almamak, sonradan bulanıklaştırmaktan daha kolaydır.
Fotoğraflı rapor işverene nasıl gönderilir?
Çoğunlukla PDF olarak e-postayla gönderilir. PDF'te her uygunsuzluğun yanında kendi fotoğrafı durmalı ve fotoğraflar okunabilir boyutta basılmalıdır. FirstİSG'de tamamlanan saha raporunun PDF'i işverene e-postayla gönderilebilir.
Eski fotoğraflar yeni rapora eklenebilir mi?
Teknik olarak eklenebilir, ama rapor o ziyaretin tespitini anlatır. Önceki bir ziyaretin fotoğrafı yeni raporda kullanılacaksa tarihi açıkça yazılmalıdır. Aksi hâlde uygunsuzluğun hâlâ sürdüğü sanılabilir.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 3, 7 ve 12