Kurumsal Firmada İSG Yazılımı: Birden Çok İşyerini Tek Yerden Yönetmek
Kurumsal İSG yazılımı, kendi işyerlerinin İSG kayıtlarını tutan bir firmanın risk analizi, saha raporu, DÖF ve belgeleri işyeri bazında ayırıp merkezde toplamasını sağlayan yazılımdır. OSGB yazılımı müşteri firmalara hizmeti izler; kurumsal yazılım kendi işyerlerindeki yükümlülüğü izler. Fark, kaydın sahibinin firma olmasıdır.
Bu sayfada
Kurumsal firmanın ihtiyacı OSGB'den nasıl ayrılır?
Kurumsal firma kendi işyerlerinin kaydını tutar, OSGB ise başka firmalara verdiği hizmetin kaydını tutar. OSGB'nin yazılımı müşteri, sözleşme ve personel ataması etrafında kurulur. Kurumsal firmanın yazılımı ise işyeri, yükümlülük ve merkezin görünümü etrafında kurulur.
| Konu | OSGB'nin bakışı | Kurumsal firmanın bakışı |
|---|---|---|
| Kayıt birimi | Müşteri firma | Kendi işyeri ya da şubesi |
| Asıl soru | Hizmeti zamanında verdik mi? | Yükümlülüğü yerine getirdik mi? |
| Kullanıcılar | OSGB uzmanları ve hekimleri | Merkez İSG sorumlusu, işyeri yöneticileri, uzman ve hekim |
| Süreklilik | Sözleşme bitince kayıt OSGB'de kalabilir | Kayıt firmanın kendisindedir |
Tablonun dördüncü satırı kurumsal firma için belirleyicidir. Hizmet sağlayıcı değiştiğinde kayıtlar firmada kalıyorsa, geçmiş risk analizleri ve DÖF'ler yeni uzmana devredilir. Kayıtlar yalnız OSGB'nin yazılımındaysa geçiş, belgelerin yeniden toplanmasıyla başlar.
FirstİSG'nin kurumsal hesabında her işyeri ayrı bir kayıttır. Risk analizi, saha raporu, DÖF ve dijital firma dosyası o işyerine bağlı tutulur.
Çok lokasyonda risk analizi ve rapor nasıl toplanır?
Her işyerinin risk analizi ve raporları kendi kaydında üretilir, merkez bunları işyeri listesinden ve toplu görünümlerden izler. Toplamak, belgeleri tek bir dosyada birleştirmek demek değildir. Her işyerinin analizi kendi tehlike sınıfına ve kendi tehlikelerine göre yapılır.
Merkezin üç sorusu vardır:
- Hangi işyerinin analizi güncel değil? Yenileme tarihi geçmiş ya da işyerinde değişiklik olmuş ama analizi yenilenmemiş işyerleri.
- Hangi işyerinde DÖF birikiyor? Termini geçmiş DÖF sayısı işyerine göre.
- Hangi işyerinden rapor gelmiyor? Son saha raporunun tarihi işyerine göre.
Bu soruların cevabı, kayıtların aynı düzende girilmesine bağlıdır. Kategori adları, DÖF kapanış kuralı ve risk yöntemi işyerinden işyerine değişirse merkezdeki liste karşılaştırılamaz hâle gelir. Ortak kayıt düzenini kurmanın adımları İSG yönetim sistemi yazılımı yazısında yer alıyor.
FirstİSG'de risk analizi PDF ve Excel, saha raporu PDF olarak alınır. Merkeze gidecek özet bu çıktılardan ya da yazılımdaki listelerden hazırlanır.
Kendi uzmanı ile dışarıdan hizmet birlikte nasıl çalışır?
Birlikte çalışabilirler. Mevzuat, işverene hizmetin tamamını ya da bir kısmını dışarıdan alma imkânı verir. Nitelikli personel yoksa hizmet ortak sağlık ve güvenlik birimlerinden alınabilir; dayanağı 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununun 6. maddesidir. İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 5. maddesi de aynı imkânı tekrarlar.
Uygulamada sık görülen düzen şudur: büyük işyerinde firmanın kendi uzmanı çalışır, küçük şubelere OSGB hizmet verir. Aynı yönetmeliğin 5. maddesinin üçüncü fıkrası, tam süreli görevlendirme gereken durumlarda işverenin işyeri sağlık ve güvenlik birimi kurmasını ister. Bu birim de kayıtlarını aynı düzende tutmalıdır.
Kanunun 6. maddesi işverene, sağlık ve güvenlik hizmetlerini yürütenler arasında iş birliği ve koordinasyonu sağlama görevini de verir. Yazılım bu koordinasyonun aracıdır. Bir şubeye bakan OSGB uzmanının raporu, merkezdeki sorumlunun gördüğü listeye girmelidir.
| Durum | Kayıt nerede tutulur | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| İşyerinde firmanın kendi uzmanı var | Firmanın yazılımında | Uzman işyerinin kaydını doğrudan girer |
| Şubeye OSGB hizmet veriyor | OSGB'nin yazılımında üretilir | Çıktı firmanın dosyasına yüklenir |
| OSGB'ye firmanın yazılımında hesap açılmış | Firmanın yazılımında | OSGB uzmanının yalnız kendi şubesini görmesi gerekir |
Üçüncü satır en düzenli olanıdır, ama sözleşmede yazılması gerekir. OSGB'nin firma yazılımında kayıt girmesi, hizmet sözleşmesinin bir maddesi olmalıdır.
Yetki ve görünürlük nasıl ayrılır?
Her kullanıcı yalnız işinin gerektirdiği işyerini ve kaydı görmelidir. İşyeri yöneticisi kendi işyerini, merkez bütün işyerlerini, hekim sağlık kayıtlarını görür. Sağlık bilgisi bu ayrımın en hassas parçasıdır.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 6. maddesi sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar. Merkezdeki İSG sorumlusunun bir çalışanın muayene sonucunu görmesi gerekmez. Bilmesi gereken, muayenenin yapılıp yapılmadığı ve çalışanın işe uygunluğudur.
Yetki düzeni kurulurken şu kararlar verilir:
- İşyeri sınırı. Bir işyerinin kullanıcısı başka işyerinin kaydını görebilir mi?
- Yazma ve okuma. İşyeri yöneticisi DÖF kapatabilir mi, yalnız bakabilir mi?
- Sağlık kaydı. Muayene sonucunu hekim dışında kim görebilir?
- Ayrılan kullanıcı. İşten ayrılan kişinin erişimi nasıl kapatılır, girdiği kayıtlar ne olur?
FirstİSG'nin dijital firma dosyasında hekim yetkisi verilmemiş kullanıcı, sağlık raporunun sonucunu göremez. Diğer yetki kararlarını demoda kendi işyeri yapınızla sınayın.
Kurumsal fiyat neye göre belirlenir?
Kurumsal yazılımda fiyat çoğunlukla çalışan sayısına, kullanıcı sayısına ya da işyeri sayısına göre belirlenir. Hangisinin seçildiği, büyüme planı olan firmanın bütçesini en çok etkileyen karardır. Üç modelin yan yana karşılaştırması fiyat sayfasındaki tabloda bulunuyor.
FirstİSG kurumsal paketini çalışan sayısının düştüğü aralığa göre fiyatlar. Yazılımı kullanan kişi sayısı sınırlanmaz. Şube sayısı tek başına fiyatı değiştirmez; çalışan sayısı aralık atlarsa değişir.
Fiyattan önce kapsamı netleştirin. Kaç işyerinin, kaç kullanıcının ve hangi rollerin yazılıma gireceği belli olmadan alınan teklif, ilk genişlemede yeniden konuşulur. Kendi kullanıcı rollerinizi ihtiyaç testinde işaretleyerek hangi özelliklerin gerektiğini çıkarabilirsiniz.
Teklifleri karşılaştırırken her sağlayıcıdan aynı varsayımla hesap isteyin: bugünkü çalışan sayısı, iki yıl sonraki tahmini ve açılması planlanan işyerleri. Aynı tabloyla gelen teklifler yan yana okunabilir. FirstİSG için kurumsal teklif ve deneme hesabı, sayfanın altındaki formla istenebilir.
Sık sorulan sorular
İSG sorumlusu kurumsal yazılımda ne yapar?
İSG sorumlusu çoğunlukla merkezde durur ve işyerlerinden gelen kayıtların eksiksiz ve zamanında girildiğini izler. Kayıtları kendisi üretmez; risk analizini ekip, saha raporunu uzman, sağlık kaydını hekim girer. Yazılımda onun asıl ekranı işyeri bazında geciken işlerin listesidir.
Tek işyeri olan bir firma kurumsal yazılıma ihtiyaç duyar mı?
Çoğu zaman duymaz. Tek işyerinde kayıtları kendi uzmanı ya da hizmet aldığı OSGB tutar ve bireysel kullanıma uygun bir yazılım yeter. Kurumsal yazılımın asıl getirisi, birden çok işyerinin aynı düzende tutulması ve merkezde birlikte görülmesidir.
OSGB'nin yazılımı ile firmanın kendi yazılımı birlikte kullanılabilir mi?
Kullanılabilir, ama hangi kaydın hangi yazılımda asıl olduğu baştan belirlenmelidir. OSGB raporu kendi yazılımında üretip firmaya teslim ediyorsa, firma bu çıktıyı kendi dosyasına yükler. Aynı DÖF'ün iki yazılımda ayrı ayrı izlenmesi ise kayıtları birbirinden koparır.
Şube açılınca yazılım bütçesi değişir mi?
Fiyat modeline bağlıdır. İşyeri başına fiyatlanan yazılımda her yeni şube bütçeyi büyütür. Çalışan sayısına göre fiyatlanan yazılımda şube sayısı tek başına fiyatı değiştirmez; yeni şubeyle çalışan sayısı aralık atlarsa fiyat da değişir. Teklif alırken yeni bir işyeri eklendiğinde ne olacağını yazılı sorun.
Kurumsal yazılım KVKK açısından neye dikkat etmeli?
Çalışanların sağlık bilgileri özel nitelikli kişisel veridir ve herkese açık olmamalıdır. Yazılımda sağlık kayıtlarına kimin erişebildiği rol bazında sınırlanmalı, erişimler kayıt altına alınmalıdır. Sözleşme bitince verinin nasıl teslim edilip silineceği de yazılı olmalıdır.
Kurumsal yazılımda işyerleri nasıl eklenir?
Elle tek tek eklenebilir ya da işyerlerinin İSG-Katip'teki sözleşme kayıtlarından toplu aktarılabilir. FirstİSG'de kurumsal yönetici, İSG-Katip'ten aldığı dosyayı Veri Aktarımı ekranından yükleyerek işyerlerini toplu ekleyebilir.
Kaynaklar
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Madde 6, birinci fıkra (a) ve (c) bentleri
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde 5, ikinci ve üçüncü fıkra
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Madde 6, özel nitelikli kişisel veri