DÖF Takip Programı: Formdan Yazılıma Düzeltici Faaliyet Takibi
DÖF takip programı, düzeltici ve önleyici faaliyetlerin sorumlusunu, terminini, durumunu ve kapanış kanıtını tek kayıtta izleyen yazılımdır. Kâğıt formdan farkı, DÖF'ün açıldığı tespitle bağlı kalması ve kapanana kadar açık işler listesinde görünmesidir. Kapanışta riskin yeniden puanlanması da bu kaydın parçasıdır.
Bu sayfada
DÖF takibi kâğıt formda nerede kopar?
DÖF takibi kâğıt formda en çok kapanış aşamasında kopar. Form açılırken doldurulur, ama işin yapılıp yapılmadığı sonraki ziyarete kadar kimsenin önüne gelmez. Termin geçer, form klasörde açık kalır.
Kopmanın dört tipik noktası vardır:
- Tespitten forma geçiş. Saha raporundaki uygunsuzluk ayrıca forma yazılır; yazılmayan uygunsuzluk hiç izlenmez.
- Sorumluya ulaşma. Form imzalatılır ama sorumlu kişi bir kopyasını almaz, termini hatırlamaz.
- Kanıt. Düzeltmenin fotoğrafı bir telefonda, faturası bir e-postada kalır.
- Kapanış kararı. Formun "kapandı" kutusu işaretlenir, ama riskin ne kadar azaldığı yazılmaz.
İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 10. maddesi, bu kopma noktalarının çoğunu kapatan adımlar sayar. Birinci fıkranın (c) bendine göre kararlaştırılan tedbirin planında sorumlu kişi, başlama ve bitiş tarihi yer alır. Aynı fıkranın (ç) bendi uygulamanın düzenli izlenmesini ve aksayan yönlerde düzeltici ve önleyici işlemlerin tamamlanmasını ister.
Programda bir DÖF'ün yaşam döngüsü nasıl olmalı?
Bir DÖF açılır, yürür, tamamlanır ve kapanır; arada gecikebilir ya da gerekçeyle iptal edilebilir. Programın her durumu ayrı göstermesi ve durum değişikliklerinin tarihini saklaması beklenir. Geçmişi görünmeyen bir DÖF, bir denetimde ne zaman ne yapıldığını kanıtlayamaz.
| Durum | Ne anlama gelir | Programdan beklenen |
|---|---|---|
| Açık | Tedbir kararlaştırıldı, sorumlu ve termin belli | Açılış tarihi ve kaynağı kayıtta durur |
| Sürüyor | Sorumlu işe başladı | Ara not ve fotoğraf eklenebilir |
| Gecikmiş | Termin geçti, iş bitmedi | Açık işler listesinde öne çıkar |
| Kapandı | İş yapıldı, kanıt eklendi, risk yeniden puanlandı | Kapanış tarihi ve kanıt kilitlenir |
| İptal | DÖF gereksiz ya da yanlış açılmıştı | Gerekçe yazılır, kayıt silinmez |
Kapanmış bir DÖF'ün sonradan değiştirilememesi önemlidir. Kapanış kanıtı ve tarihi değiştirilebiliyorsa, kayıt geriye dönük düzeltmeye açıktır. Yeniden açılması gereken bir DÖF ise yeniden açılış olarak geçmişe yazılmalıdır.
FirstİSG'de DÖF silinmez, gerekçe yazılarak iptal edilir. Kapanmış DÖF yeniden kapatılamaz; gerekirse yeniden açılır. DÖF'ün olay geçmişi eskiden yeniye listelenir.
Sorumlu, termin ve kanıt nasıl izlenir?
Her DÖF'te üç alan zorunlu olmalıdır: sorumlu, termin ve kapanış kanıtı. Bu üçünden biri eksik DÖF izlenemez; sorumlusuz DÖF kimsenin işi değildir, terminsiz DÖF hiç gecikmez. Kanıtsız kapanış ise yalnız bir beyandır.
Sorumlu, işi fiilen yapacak kişidir: bakım şefi, depo sorumlusu ya da işveren vekili gibi. Bu kişilerin yazılıma hesabı olmayabilir. Programın, kullanıcı olmayan bir kişiyi adı ve iletişim bilgisiyle sorumlu olarak yazmaya izin vermesi gerekir.
Termin işin büyüklüğüne göre verilir. Eksik bir makine koruyucusu ile yeni bir havalandırma sistemi aynı süreyi istemez. Termin değiştirilirse eski ve yeni tarih, değişikliğin nedeniyle birlikte kayıtta kalmalıdır.
Kanıt kapanışın dayanağıdır. Düzeltilen alanın fotoğrafı, ölçüm raporu ya da eğitim katılım belgesi kanıt olabilir. Kanıt kaydın içinde durmalı, ayrı bir klasöre gönderilmemelidir.
Kapanışın bir parçası daha vardır: kalan riskin puanı. Yönetmeliğin 10. maddesinin üçüncü fıkrası, tedbir hayata geçtikten sonra risk seviyesinin yeniden tespit edilmesini ister. Yeni seviye kabul edilebilir değilse adımlar tekrarlanır.
FirstİSG'de DÖF'e sorumlu ve termin yazılır; kapanışta riskin şiddet ve olasılığı yeniden puanlanır. Kapanışa düzeltilen alanın fotoğrafı ya da ilgili belge iliştirilebilir. Kanıtın sahada telefondan nasıl çekilip eklendiği mobil uygulama sayfasının konusu.
Risk analizi ve saha raporundan DÖF'e bağlantı neden önemli?
Bağlantı, DÖF'ün nereden doğduğunu ve kapanınca neyi değiştirdiğini gösterir. Risk analizinden açılan DÖF kapanınca o kalemin kalan riski güncellenir. Saha raporundan açılan DÖF ise bir sonraki ziyarette o uygunsuzluğun durumunu söyler.
İki kaynak birbirinden farklı işler görür:
| Kaynak | DÖF ne zaman açılır | Kapanınca ne değişir |
|---|---|---|
| Risk analizi kalemi | Tedbir kararlaştırıldığında | Kalemin kalan risk puanı güncellenir |
| Saha raporu uygunsuzluğu | Ziyarette uygunsuzluk görüldüğünde | Sonraki raporda uygunsuzluğun kapandığı görünür |
Bağlantı kurulmazsa aynı iş iki kez yazılır. Uzman tedbiri önce risk analizine, sonra ayrı bir DÖF tablosuna geçirir. İki kayıttan biri güncellenir, öteki eski hâlinde kalır.
Tedbirin türü de bağlantının parçasıdır. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununun 5. maddesinin (g) bendi toplu korunma tedbirlerine kişisel korunma tedbirlerine göre öncelik verilmesini ister. Yönetmeliğin 10. maddesinin ikinci fıkrası da aynı önceliği risk kontrol adımları için tekrarlar.
FirstİSG'de DÖF hem risk analizi kaleminden hem saha raporundaki uygunsuzluktan açılır. Açılışta kontrol önleminin türü seçilir: kaynakta yok etme, ikame, mühendislik, idari önlem ya da kişisel koruyucu donanım. Kişisel koruyucu donanım seçilirse gerekçe yazılması istenir. Tedbirlerin doğduğu risk analizi kayıtları için risk analizi programı sayfasına bakabilirsiniz.
DÖF takip programı seçerken hangi sorular sorulur?
Belirleyici ölçüt, açık bir DÖF'ün kimse aramadan görünür kalıp kalmadığıdır. Demoda bir uygunsuzluktan DÖF açın, termini geçmiş bir tarih yazın ve açık işler listesinde nasıl göründüğüne bakın. Aşağıdaki sorular demonun geri kalanını yönlendirir.
| Soru | Neden önemli |
|---|---|
| DÖF saha tespitinden kaç adımda açılıyor? | Adım arttıkça açılmadan kalan tespit artar |
| Kullanıcı olmayan bir kişi sorumlu yazılabiliyor mu? | Asıl muhatap çoğu zaman firma çalışanıdır |
| Kapanışta kanıt ve kalan risk puanı isteniyor mu? | Kapanış bir beyandan öteye geçer |
| Kapanmış DÖF değiştirilebiliyor mu? | Değiştirilebiliyorsa kayıt güvenilmez olur |
| DÖF silinebiliyor mu, iptal mi ediliyor? | Silinen kayıt denetimde açıklanamaz |
| Durum değişikliklerinin geçmişi görünüyor mu? | Kimin ne zaman ne yaptığı izlenir |
| Açık DÖF listesi firma bazında alınabiliyor mu? | Ziyaret öncesi hazırlık kısalır |
Olumsuz bir cevap, o adımın sizin ekibinizde elle yürüyeceğini gösterir ve iş yükü hesabına eklenir. Saha ziyaretinden DÖF'e uzanan akışın tamamı ana sayfada adım adım anlatılıyor. DÖF'lerin firma, eğitim ve belge kayıtlarıyla birlikte nasıl izlendiği İSG takip sistemi sayfasında anlatılıyor. Sektörlere göre DÖF örnekleri için FirstİSG'nin DÖF örnekleri rehberine bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
DÖF ne demek?
DÖF, düzeltici ve önleyici faaliyetin kısaltmasıdır. Düzeltici faaliyet görülen bir uygunsuzluğu giderir, önleyici faaliyet aynı uygunsuzluğun yeniden ortaya çıkmasını engeller. İSG'de DÖF çoğunlukla bir saha tespitinden ya da risk değerlendirmesindeki bir tedbirden doğar.
DÖF'ü kim kapatır?
İşi yapan sorumlu tamamlandığını bildirir, kapanışa ise DÖF'ü açan uzman karar verir. Uzman kanıta bakar ve gerekirse sahada kontrol eder. Sorumlunun kendi bildirimiyle kapanan DÖF, işin gerçekten yapıldığını göstermez.
Termini geçen DÖF ne olur?
Programda gecikmiş olarak işaretlenmeli ve açık işler listesinde öne çıkmalıdır. Gecikme tek başına kapatma ya da iptal nedeni değildir. Yeni termin verilecekse bunun nedeni kayda yazılmalıdır.
Yanlış açılan bir DÖF silinebilir mi?
Silmek yerine gerekçeyle iptal etmek daha doğrudur. Silinen kayıt, bir denetimde o tespitin neden izlenmediğini açıklayamaz. FirstİSG'de DÖF silinmez, gerekçe yazılarak iptal edilir.
DÖF takibi Excel'de yapılabilir mi?
Az sayıda DÖF için yapılabilir. Tablo büyüdükçe kanıt dosyalarının ayrı klasörde durması, termin uyarısının olmaması ve eski kopyaların dolaşması takibi zayıflatır. DÖF sayısı ziyaret başına birkaç taneyi geçtiğinde tablonun bakımı, DÖF'lerin kendisinden çok zaman almaya başlar.
DÖF örnekleri ve formu bu sayfada var mı?
Bu sayfa DÖF'ün yazılımda nasıl izlendiğini anlatır, örnek ve form vermez. Sektörlere göre DÖF örnekleri FirstİSG'nin DÖF örnekleri rehberinde yer alıyor.
Kaynaklar
- İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, Madde 10
- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Madde 5, risklerden korunma ilkeleri
- FirstİSG DÖF örnekleri rehberi