İSG Evrak Takip Sistemi: Firma Dosyasını Dijital Tutmak
İSG evrak takip sistemi, bir firmanın İSG belgelerini sabit başlıklar altında saklayan ve her belgenin bir sonraki tarihini izleyen dijital dosyadır. Klasörden farkı, eksik ya da süresi dolmuş belgenin aranmadan görünmesidir. Islak imzalı asıl çoğu durumda yine saklanır; dijital dosya onun yerini değil, takibini üstlenir.
Bu sayfada
Dijital İSG dosyası kâğıt dosyanın yerini tutar mı?
Kısmen tutar: takip ve erişim dijitale geçer, ıslak imzalı asıl ise çoğu belgede saklanmaya devam eder. Hangi belgenin yalnız dijital tutulabileceği, belgenin tabi olduğu kurala bağlıdır. Genel bir "hepsi dijital olabilir" ya da "hiçbiri olamaz" cevabı yoktur.
İki örnek bu farkı gösterir. İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliğinin 11. maddesi, dokümanın sayfalarının paraflanıp son sayfasının imzalanmasını ve işyerinde saklanmasını ister. Aynı maddenin üçüncü fıkrası ise dokümanın elektronik ve benzeri ortamlarda hazırlanıp arşivlenebileceğini söyler.
Periyodik kontrol raporunda kural daha açıktır. İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliğinin 7. maddesi, kontrol sonuçlarının ıslak imzalı kayıt altına alınmasını ister. Güvenli elektronik imzayla imzalanıp elektronik ortamda saklanan kayıtları da geçerli sayar.
| Durum | Dijital dosyanın rolü | Asıl nerede durur |
|---|---|---|
| Islak imzalı belge | Taranmış kopya, tarih ve takip | İşyerinde, kâğıt olarak |
| Güvenli elektronik imzalı belge | Belgenin kendisi | Elektronik ortamda |
| İmzasız taslak | Hazırlık ve sürüm | Henüz asıl değildir |
5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 5. maddesi, güvenli elektronik imzanın elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurduğunu söyler. Taranmış bir imza görüntüsü ise güvenli elektronik imza değildir. Bu ayrım, hangi belgenin kâğıt aslının da tutulacağını belirler.
Belgeler nasıl adlandırılır ve aranır?
Belgeler serbest dosya adıyla değil, sabit başlıklar altında tutulmalıdır. "Acil durum planı", "periyodik kontrol raporu" ya da "kurul tutanağı" gibi başlıklar bir kez belirlenir ve her firmada aynı kalır. Arama da önce firmaya, sonra başlığa göre yapılır.
Klasör düzeninde en sık görülen sorun, aynı belgenin farklı adlarla kaydedilmesidir. Bir uzman "tahliye planı", öteki "acil eylem planı" yazar ve belge arandığında bulunmaz. Dosya adına tarih eklemek de çözüm değildir, çünkü biçim kişiden kişiye değişir.
Programda bu sorunu üç alan çözer:
- Başlık. Belgenin hangi yükümlülüğü karşıladığını söyler ve listeden seçilir.
- Çalışma tarihi. Belgenin hazırlandığı ya da kontrolün yapıldığı gündür.
- Bağlı olduğu nesne. Firma, ekipman ya da çalışan gibi belgenin ait olduğu kayıttır.
FirstİSG'nin dijital firma dosyasında belgeler, firma başına hazır bir kategori listesine yerleşir; kategori adı kullanıcıya bırakılmaz. Yüklenen dosya PDF, Word, Excel ya da taranmış görüntü olabilir. Belgenin hangi biçimde üretileceği ve teslim edileceği raporlama sayfasında ayrıca anlatılıyor.
Süresi dolan belge nasıl fark edilir?
Her belgeye bir sonraki tarih bağlanır ve tarihi yaklaşan ya da geçen belgeler listede ayrı görünür. Bu tarih elle yazılırsa unutulur ya da yanlış yazılır. Çalışma tarihi ve yenileme aralığından hesaplanması daha güvenlidir.
| Belge türü | Sonraki tarih neye bağlıdır | Takipte dikkat |
|---|---|---|
| Risk değerlendirmesi | Tehlike sınıfı ve işyerindeki değişiklikler | Olay sonrası yenileme tarihi beklemez |
| Acil durum planı | Tehlike sınıfı ve değişiklikler | Ekip listesi değişince plan da güncellenir |
| Periyodik kontrol raporu | Ekipmanın kontrol aralığı | Her ekipmanın kendi tarihi vardır |
| Kurul tutanağı | Toplantı aralığı | Kararların takibi ayrıca yapılır |
Tarih hesabı, takibin yalnız yarısıdır. Hesaplanan tarihin kime ve ne zaman bildirildiği ayrı bir sorudur; takip tarafı İSG takip sistemi sayfasında ele alınıyor. Ekipman bazlı tarihlerin ayrıntısı ise periyodik kontrol takip programı sayfasının konusu.
FirstİSG'nin dijital firma dosyasında sonraki tarih, kaydın çalışma tarihi ve periyodundan sunucuda hesaplanır. Kullanıcı tarihi elle yazmaz, periyodu girer.
Islak imzalı belgeler nasıl saklanır?
Islak imzalı belgenin aslı kâğıt olarak saklanır, imzalı hâlinin taranmış kopyası dijital dosyaya yüklenir. Dijital kopya belgeyi bulmayı ve takip etmeyi kolaylaştırır. Aslın nerede durduğu da kopyanın yanında not edilmelidir.
Burada sık yapılan hata, imzasız taslağı imzalı belge sanmaktır. Yazılımda üretilen bir belge, imzalanıp geri yüklenene kadar yalnız bir taslaktır. Taslakla imzalı belge aynı yerde ve aynı görünümde durursa denetimde yanlış dosya açılır.
FirstİSG'de şablondan üretilen belge Word, Excel ya da PDF biçiminde iner, ama firma dosyasına kendiliğinden girmez. Belge imzalandıktan sonra imzalı hâli yüklenince firma dosyasına alınır. Böylece dosyada yalnız imzalı belgeler görünür.
Denetimde dijital dosya nasıl sunulur?
Denetimde istenen belge firma ve başlık seçilerek açılır, aslı istenirse kâğıt dosyadan gösterilir. Dijital dosyanın değeri, belgeyi bulma süresini kısaltmasıdır. Denetçinin kopyayla mı yetineceği, aslı mı isteyeceği belgeye ve denetimin kapsamına göre değişir.
Denetimden önce şu dört şeye bakmak yeterlidir:
- Tarihi geçmiş başlık var mı? Listedeki gecikmiş belgeler denetimden önce yenilenir ya da nedeni yazılır.
- İmza bekleyen belge var mı? Taslak hâlinde kalan belgeler imzalatılıp yüklenir.
- Asıllar yerinde mi? Islak imzalı belgelerin kâğıt asılları klasörde bulunur.
- Sağlık belgeleri ayrı mı? Sağlık kayıtları yalnız yetkili kişilere açık tutulur.
FirstİSG'de firma dosyasından indirme belge belge yapılır; dosyanın tamamını tek seferde indiren bir seçenek yoktur. Hekim yetkisi olmayan ekip kullanıcısı sağlık raporlarının sonucunu görmez. Denetimde istenebilecek belgelerin listesi için FirstİSG'nin İSG dokümantasyonu rehberine bakabilirsiniz.
Dijital dosya, kâğıt klasörü bir gecede ortadan kaldırmaz. İlk aşamada iki düzen yan yana yürür; dijital olan takibi, kâğıt olan asılları taşır. Saha ziyaretinden dosyaya uzanan akışın tamamı ana sayfada anlatılıyor.
Sık sorulan sorular
İSG evrak takibi için ayrı bir program gerekir mi?
Tek firma ve az belgeyle ortak bir klasör düzeni yetebilir. Firma sayısı arttıkça hangi belgenin eksik olduğunu klasörlere tek tek bakarak bulmak zorlaşır. Bu noktada belgeleri başlığa ve tarihe bağlayan bir program zaman kazandırır.
Dijital arşiv programı ile İSG evrak takip sistemi aynı şey mi?
Genel bir dijital arşiv programı dosyayı saklar ve aramayı kolaylaştırır. İSG evrak takip sistemi buna ek olarak belgenin hangi yükümlülüğü karşıladığını ve ne zaman yenileneceğini bilir. Fark, eksik belgenin kendiliğinden görünmesidir.
Taranmış belge mi, telefonla çekilmiş fotoğraf mı yüklenmeli?
Çok sayfalı belgede taranmış PDF daha düzenlidir, tek sayfalık tutanakta okunaklı bir fotoğraf da iş görür. Önemli olan sayfaların tam ve okunur olmasıdır. Kenarı kesilmiş ya da imzası seçilemeyen bir görüntü, denetimde aslının aranmasına yol açar.
Eski yılların belgeleri de dijital dosyaya yüklenmeli mi?
Önce yürürlükteki belgeler yüklenmelidir, çünkü takip onlarla çalışır. Eski yıllar zaman buldukça eklenir ya da kâğıt arşivde kalır. Geçişi en çok uzatan şey, geçmişin tamamını ilk haftada taşımaya çalışmaktır.
Dijital dosyaya kimler erişmeli?
Belgeyi üreten ve izleyen kişiler erişmeli: iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve işveren tarafında İSG'den sorumlu kişi. Sağlık belgeleri ayrı tutulmalı ve yalnız hekimin ya da yetkili sağlık personelinin görebileceği biçimde saklanmalıdır.
İSG evraklarının listesi ve saklama süreleri bu sayfada var mı?
Bu sayfa evrakın dijital ortamda nasıl izlendiğini anlatır. Hangi belgelerin tutulduğu ve ne kadar saklandığı FirstİSG'nin İSG dokümantasyonu rehberinde yer alıyor.
Kaynaklar
- İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, Madde 11, ikinci ve üçüncü fıkra
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, Madde 5
- İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği, Madde 7, ikinci fıkra (c) bendi
- FirstİSG İSG dokümantasyonu rehberi