İSG Eğitim Takip Programı: Excel Tablosu Yerine Ne Kullanılır?
İSG eğitim takip programı, her çalışanın hangi eğitimi ne zaman aldığını, eğitimin ne zaman tekrarlanacağını ve katılım belgelerinin nerede durduğunu izleyen yazılımdır. Az çalışanlı tek işyerinde düzenli bir Excel tablosu yetebilir. Çalışan sayısı, işyeri sayısı ve eğitim türü arttıkça tarih hesabı ve belge düzeni için program gerekir.
Bu sayfada
İSG eğitim takibinde hangi bilgiler tutulur?
Eğitim takibinde her eğitim için tarih, süre, konu, eğitici ve katılımcı tutulur; her çalışan için de bir sonraki tekrar tarihi. Bu bilgilerin çoğu doğrudan mevzuattan gelir. Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik katılım tutanağında ve eğitim belgesinde nelerin yazacağını sayar.
| Tutulan bilgi | Dayanağı | Takipteki karşılığı |
|---|---|---|
| Yüz yüze eğitimin yeri ve tarihi | Yönetmelik madde 17, birinci fıkra | Eğitim kaydının tarihi |
| Yüz yüze eğitimde katılımcıların adı, soyadı ve imzası | Aynı fıkra | Çalışan listesiyle eşleşen katılımcılar |
| Yüz yüze eğitimde eğiticinin adı, soyadı ve imzası | Aynı fıkra | Eğitimi veren kişi |
| Yüz yüze eğitimin süresi ve konu başlıkları | Aynı fıkra | Süre ve konu alanları |
| Uzaktan eğitimde katılım verileri | Madde 17, ikinci fıkra ve madde 12, dördüncü fıkra | Sistemden alınan giriş, çıkış ve tamamlama kaydı |
| İşe başlama eğitimi tutanağı | Madde 7, altıncı fıkra | İşe girişte açılan ilk eğitim kaydı |
| Temel eğitim belgesi | Madde 17, üçüncü fıkra | Çalışan bazında belge |
| Yıllık eğitim programı | Madde 11 | Yıl içinde planlanan eğitimler |
| Diğer eğitimlerin belgeleri | Madde 24 | Bilgi yenileme ve özel eğitim kayıtları |
Uzaktan verilen eğitimde kayıt biraz farklıdır. Yönetmeliğin 12. maddesinin dördüncü fıkrası sisteme giriş ve çıkışların, tamamlama oranlarının ve ölçme sonuçlarının kaydını ister; 17. maddenin ikinci fıkrası katılımı bu verilerle kayda bağlar. Takip programında bu kayıtların uzaktan eğitim sisteminden alınıp eğitime eklenebilmesi gerekir.
Tablodaki satırlar iki farklı kayda ayrılır. Eğitim kaydı bir oturumu anlatır: tarih, eğitici, konu ve katılımcılar. Çalışan kaydı ise kişinin bütün eğitimlerini ve sıradaki tekrarını gösterir. İyi bir program aynı veriyi iki yönden de gösterir.
Excel ile eğitim takibi nasıl kurulur, nerede yetersiz kalır?
Excel'de eğitim takibi her çalışan için bir satır, her eğitim türü için bir sütunla kurulur. Hücreye son eğitim tarihi yazılır, yanına bir formülle tekrar tarihi hesaplanır. Koşullu biçimlendirme, tarihi yaklaşan hücreyi renklendirir.
Bu düzen, çalışan listesi sabit ve tek işyeri olan bir yerde iş görür. Yetersiz kaldığı noktalar şunlardır:
| Durum | Excel'de ne olur | Programda beklenen |
|---|---|---|
| Çalışan işe girer ya da ayrılır | Satır elle eklenir ya da silinir, geçmiş kaybolur | Çalışan pasife alınır, eğitim geçmişi kalır |
| Aynı eğitime çok kişi katılır | Her satıra aynı tarih tek tek yazılır | Bir eğitim kaydı bütün katılımcılara işlenir |
| Belge eklemek gerekir | Belge ayrı klasörde durur, hücreye dosya adı yazılır | Belge eğitim kaydının içinde durur |
| Birden çok işyeri vardır | Her işyeri için ayrı dosya ya da sayfa açılır | İşyerleri tek yapıda ayrılır |
| Tarih yaklaşır | Renklenen hücreyi yalnız dosyayı açan görür | Tarihi yaklaşanlar listede öne çıkar |
En sık sorun, çalışan listesinin güncel kalmamasıdır. İşe yeni giren ve henüz tabloya yazılmamış bir çalışan, işe başlama eğitimini almadan çalışmaya başlayabilir. Yönetmeliğin 7. maddesi bu eğitimin fiilen çalışmaya başlamadan önce alınmasını ister.
Geçişte mevcut tablo boşa gitmez. Çalışan adları ve son eğitim tarihleri, programa aktarılacak ilk verinin kaynağı olur.
Yenileme tarihleri nasıl hatırlatılır?
Yenileme tarihi, son eğitim tarihine tehlike sınıfının tekrar aralığı eklenerek hesaplanır ve tarih yaklaşınca sorumluya hatırlatılır. Tekrar aralıkları yönetmeliğin 14. maddesinde tehlike sınıfına göre yazılıdır. Sürelerin ayrıntısı için FirstİSG'nin İSG eğitimi süreleri rehberine bakabilirsiniz.
Takvime bağlı tekrarın yanında olaya bağlı eğitimler de vardır. Bunlar sık unutulur, çünkü bir tarihe değil bir olaya bağlıdırlar:
- Altı aydan uzun ayrılık. Yönetmeliğin 18. maddesi, altı aydan fazla işten uzak kalan çalışana işe dönmeden önce bilgi yenileme eğitimi ister.
- İş kazası ya da meslek hastalığı. 19. madde, işe dönüşte kazanın nedenleri ve korunma yolları üzerine ilave eğitim ister.
- İş ya da ekipman değişikliği. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununun 17. maddesi, çalışma yeri, iş ya da ekipman değiştiğinde ve yeni teknoloji uygulandığında eğitim verilmesini ister.
Bir takip programının bu olayları da sorması gerekir. İzin dönüşü ya da kaza kaydı açıldığında ilgili çalışana eğitim ihtiyacı düşmüyorsa, hatırlatma yalnız takvimi kapsar.
Eğitimi planlayan uzman, çalışanı eğitime gönderen insan kaynakları sorumlusu ve eğitici çoğu zaman farklı kişilerdir. Yaklaşan tekrarın üçünün de önüne gelmesi, eğitimin takvimde kalmasını sağlar.
Katılım belgeleri nerede saklanmalı?
Temel eğitim belgesi çalışanın özlük dosyasında saklanır; yönetmeliğin 17. maddesinin üçüncü fıkrası bunu açıkça yazar. Diğer eğitimlerin belgeleri de 24. maddeye göre özlük dosyasına girer. Takip programı bu dosyanın yerini almaz, belgenin bir kopyasını eğitim kaydının yanında tutar.
Belgenin iki yerde durmasının bir nedeni vardır. Özlük dosyası çalışanı, eğitim kaydı ise eğitimi anlatır. Denetimde "bu eğitime kimler katıldı" sorusu sorulduğunda, belgeyi çalışan dosyalarında tek tek aramak yerine eğitim kaydından açmak gerekir.
Islak imzalı katılım tutanağını taratarak saklamak yaygın bir yoldur. Yönetmeliğin 26. maddesi belgelerin elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenmesine de izin verir. Taranmış kopyayı saklarken aslının hangi klasörde durduğunu kayda yazın.
FirstİSG'nin dijital firma dosyasında İSG eğitimleri için ayrı bir başlık vardır. Katılım tutanağı ve eğitim belgesi bu başlık altında, firmaya bağlı olarak saklanır. Firma dosyasının diğer başlıkları ve takip ölçütleri İSG takip sistemi sayfasında anlatılıyor.
Eğitim takip programında ne aranır?
Eğitim takip programında ilk bakılacak şey çalışan listesinin güncel kalıp kalmadığıdır; tarih hesabı ve belge düzeni bu listeye dayanır. Liste eskiyse en doğru hesap bile yanlış kişiyi uyarır. Ölçütleri önem sırasıyla şöyle dizebilirsiniz:
- Çalışan listesi. Liste Excel'den aktarılabilmeli, ayrılan çalışan silinmeden pasife alınabilmelidir; eğitim geçmişi denetimde istenebilir.
- Toplu kayıt. Tek bir eğitim kaydı bütün katılımcılara işlenmeli, aynı tarih kişi kişi yazılmamalıdır.
- Tarih hesabı. Tekrar tarihi tehlike sınıfına göre hesaplanmalı, izin dönüşü ve kaza sonrası gibi olaya bağlı ihtiyaçlar da görünmelidir.
- Belge. Katılım tutanağı ve eğitim belgesi eğitim kaydına eklenebilmelidir.
- Çıktı. Eğitim listesi işverene ve denetime verilecek biçimde, PDF ya da Excel olarak alınabilmelidir.
Bu beşinden biri eksikse o adım elle yürür; bunu ekipte kimin üstleneceği satın almadan önce belli olmalıdır. Eğitim takibinin sizin rolünüzde ne kadar öne çıktığını ihtiyaç testi gösterir. Veri teslimi ve hesap kapatma gibi sözleşme konuları için sık sorulan sorulara, ziyaretten rapora uzanan genel akış için ana sayfaya bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
İSG eğitim takibinden kim sorumludur?
6331 sayılı Kanunun 17. maddesi çalışanların eğitim almasını sağlama yükümlülüğünü işverene verir. Eğitimin planlanmasında iş güvenliği uzmanı çalışır, takibi çoğunlukla uzman ya da işyerinin İSG sorumlusu yürütür. Hangi araçla takip edildiği yükümlülüğün sahibini değiştirmez.
Eğitim belgeleri dijital olarak saklanabilir mi?
Evet. Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 26. maddesi, eğitim belgelerinin elektronik ortamda hazırlanıp arşivlenebileceğini ve elektronik imzayla imzalanabileceğini söyler. Islak imzalı belgeyi taratarak saklayacaksanız aslının nerede durduğunu da kayda yazın.
Çalışan işten ayrılınca eğitim belgesi ne olur?
Yönetmeliğin 17. maddesinin dördüncü fıkrasına göre çalışan isterse temel eğitim belgesinin imzalı bir örneği kendisine verilir. Aynı maddenin üçüncü fıkrası belgenin çalışanın özlük dosyasında muhafaza edilmesini ister. Takip programında ayrılan çalışanın kaydı silinmemeli, pasif olarak saklanmalıdır.
Başka işyerinden gelen çalışanın eğitimi geçerli sayılır mı?
Yönetmeliğin 25. maddesine göre işi değişmeden yeni işyerine geçen çalışan, temel eğitimin tamamı yerine Ek-1'in dördüncü konu başlığındaki konularda eğitilir. İşveren ayrıca işe başlama eğitimini verir ve önceki belgeleri kontrol eder. Takipte bu çalışanın önceki eğitim tarihini belgesiyle birlikte girin.
Eğitim süreleri ve tekrar aralıkları bu sayfada var mı?
Hayır, burada yalnız takibin kuruluşu ele alınıyor. Tehlike sınıfına göre süreler ve tekrar aralıkları FirstİSG'nin İSG eğitimi süreleri rehberinde yer alıyor.
Eğitim takibi için ayrı bir program almak gerekir mi?
Gerekmez. Eğitim, risk değerlendirmesi ve belgeler aynı İSG yazılımında izlenebiliyorsa ayrı program aynı çalışan listesinin iki yerde tutulması demektir. Ayrı program ancak kullandığınız yazılım eğitimi hiç kapsamıyorsa düşünülür.