İSG Yönetim Sistemi Yazılımla Nasıl Yürütülür?
İSG yönetim sistemi, işyerinin iş sağlığı ve güvenliğini planlama, uygulama, kontrol ve iyileştirme döngüsüyle yönettiği kurallar ve kayıtlar bütünüdür. Yazılım bu sistemin kendisi değil, kayıtlarının tutulduğu yerdir: risk değerlendirmesi, DÖF, saha denetimi, eğitim ve belgeler. Kurumsal firma için yazılımın asıl işi, bütün işyerlerinin kaydını aynı düzende tutmak ve denetimde hızla çıkarmaktır.
Bu sayfada
İSG yönetim sistemi ile İSG yazılımı aynı şey mi?
Aynı şey değildir. Yönetim sistemi, işyerinin iş sağlığı ve güvenliğini nasıl yönettiğini belirleyen politika, sorumluluk, süreç ve kayıtların bütünüdür. Yazılım ise bu kayıtların tutulduğu, izlendiği ve raporlandığı araçtır.
Yönetim sisteminin yasal tabanı 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu'dur. Risk değerlendirmesi, eğitim, sağlık gözetimi ve acil durum planı bu kanunla zorunludur. ISO 45001 ise bu işleri planla, uygula, kontrol et ve önlem al döngüsüne bağlayan gönüllü bir standarttır. Standardın maddeleri bu sayfanın konusu değildir; ayrıntısı FirstİSG'nin ISO 45001 rehberinde yer alıyor.
| Yönetim sistemi unsuru | Yazılımdaki karşılığı | Yazılımın yapamadığı |
|---|---|---|
| Politika ve hedefler | Hedeflere bağlı göstergeler ve listeler | Hedefi belirlemek, üst yönetimin sahiplenmesi |
| Tehlikelerin belirlenmesi | Risk değerlendirmesi kalemleri ve sürümleri | Sahayı görmek, puana karar vermek |
| Uygulama ve kontrol tedbirleri | Sorumlusu ve termini olan DÖF'ler | Tedbiri sahada uygulamak |
| İzleme ve ölçme | Saha denetim raporları, geciken iş listeleri | Bulgunun önemini yorumlamak |
| İyileştirme | Kapanan DÖF'ler, yenilenen analizler | Sistemi gözden geçirip yön değiştirmek |
Tablonun son sütunu, yazılım alınınca yönetim sisteminin kurulmuş olmayacağını gösterir. Yazılım, sistemin kurallarına göre kayıt tutmayı kolaylaştırır. Kuralları koymak ve uygulamak firmanın işidir.
Yönetim sisteminin hangi kayıtları yazılımda tutulur?
Yazılımda, tarihi, sorumlusu ya da kanıtı olan her kayıt tutulur. Bunların başında risk değerlendirmesi, DÖF, saha denetimi, eğitim, sağlık gözetimi, acil durum ve olay kayıtları gelir. Her kaydın kimin elinden çıktığı ve neyle kanıtlandığı baştan belirlenmelidir.
| Kayıt | Kim üretir | Kanıtı |
|---|---|---|
| Risk değerlendirmesi | Risk değerlendirmesi ekibi | Ekip imzalı analiz ve sürüm geçmişi |
| Saha denetimi ve gözlem | İş güvenliği uzmanı | Fotoğraflı saha raporu |
| DÖF | Uzman açar, ilgili birim kapatır | Kapanış fotoğrafı ya da belgesi |
| Eğitimler | Uzman, hekim ve eğitimi veren | Katılım listesi ve eğitim kaydı |
| Sağlık gözetimi | İşyeri hekimi | Muayene kayıtları, yalnız sağlık personeline açık |
| Acil durum planı ve tatbikat | Uzman ve acil durum ekipleri | Güncel plan ve tatbikat tutanağı |
| İş kazası ve ramak kala | İlgili birim bildirir, uzman inceler | Olay kaydı ve kök neden incelemesi |
| İSG kurulu | Kurul üyeleri | Toplantı tutanağı ve karar takibi |
| Periyodik kontroller | Yetkili kişi ya da kuruluş | Kontrol raporu ve sonraki tarih |
6331 sayılı Kanun'un 22. maddesi, elli ve daha fazla çalışanı olan ve altı aydan fazla süren sürekli işlerin yapıldığı işyerlerinde kurul kurulmasını ister. Kurulun çalışması İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulları Hakkında Yönetmelik'le düzenlenir. Kurul kararları da DÖF gibi izlenmelidir; karar defterde kalırsa sonraki toplantıda yeniden konuşulur.
Sağlık gözetimi satırı ayrı dikkat ister, çünkü muayene kayıtları gizlilik kuralına tabidir. Merkezdeki İSG sorumlusunun bile muayene ayrıntısını görmesi gerekmez; hekim tarafındaki ölçütler işyeri hekimliği programı sayfasında anlatılıyor.
Kayıtların günlük takibi, yani hatırlatmalar ve sahadan gelen bulgunun DÖF'e bağlanması, İSG takip sistemi sayfasının konusu.
Çok lokasyonlu firmada kayıt düzeni nasıl kurulur?
Her işyeri ayrı bir kayıt birimi olarak açılır, ama bütün işyerleri aynı kategori ve adlandırma düzenini kullanır. Tehlike sınıfı, çalışan sayısı ve İSG profesyonelleri işyeri bazında belirlendiği için kayıt da işyeri bazında tutulur. Merkez ise bu kayıtları aynı tabloda toplar.
Düzeni kurarken dört karar baştan verilir:
- Kayıt birimi. Kayıt işyerine mi, şubeye mi, bölüme mi bağlanacak? İşyeri, mevzuatın baktığı birim olduğu için en güvenli seçimdir.
- Kategori adları. "Acil durum planı" bir işyerinde "Tahliye planı" diye açılırsa merkez iki ayrı kategori görür. Adlar merkezde bir kez belirlenir.
- Sorumlular. Her işyerinde kaydı kimin girdiği ve kimin onayladığı yazılır.
- Erişim. İşyeri personeli kendi işyerini, merkez hepsini görür; sağlık kayıtları yalnız hekime açıktır.
Birden çok işyerinde farklı hizmet modeli de olabilir. Bir işyerinde kendi uzmanınız çalışırken diğerine OSGB hizmet veriyor olabilir. Yazılımda iki işyerinin kaydının aynı düzende durması, OSGB'nin kullandığı araçtan bağımsız olmalıdır.
Lokasyon sayısı arttıkça fiyat modeli de önem kazanır. FirstİSG'nin kurumsal paketinde fiyat çalışan sayısı aralığına göre belirlenir, kullanıcı sayısı sınırsızdır ve şube ya da işyeri sayısı fiyatı değiştirmez. Bütçe aralıkları İSG yazılım fiyatları sayfasında yer alıyor.
Denetime hazır kayıt nasıl çıkarılır?
Denetime hazır kayıt, istendiğinde aranmadan bulunan, güncel, imzalı ve kanıtı ekli kayıttır. Yazılımda bu, bir işyerinin dosyasının kategori bazında açılabilmesi ve her belgenin geçerli sürümünün en üstte durması demektir. Çıktının da teslim edilebilir biçimde alınması gerekir.
Denetimden önce şu kontrolü yapın:
| Kontrol | Yazılımda nasıl bakılır |
|---|---|
| Her işyerinin risk değerlendirmesi güncel mi? | Yenileme tarihi geçmiş analiz listesi |
| Açık DÖF'lerin termini geçmiş mi? | İşyeri bazında geciken DÖF listesi |
| Kapanan DÖF'lerin kanıtı var mı? | Kanıtsız kapanmış DÖF arama |
| Eğitim ve muayene kayıtları eksiksiz mi? | Tarihi geçmiş çalışan listesi |
| İmzalı belgeler yüklenmiş mi? | İmza bekleyen belge listesi |
Belgelerin kendileri imzalı hâlleriyle saklanmalıdır. Yazılımda üretilen bir belge, imzalanıp yüklenene kadar denetim kanıtı sayılmaz. İmza bekleyen belgelerin ayrı listelenmesi, eksik imzayı denetimden önce görünür kılar.
FirstİSG'de saha raporu PDF, risk analizi PDF ve Excel, şablondan üretilen belgeler Word, Excel ya da PDF olarak alınır. Firma dosyasındaki belgeler tek tek indirilir; bir işyerinin bütün dosyası toplu olarak indirilemez. Biçimlerin ayrıntısı raporlama sayfasında anlatılıyor.
Belgelerin hangi düzende tutulduğu ve ne kadar saklandığı için FirstİSG'nin İSG dokümantasyonu rehberine bakabilirsiniz.
Yönetim sistemi göstergeleri yazılımdan nasıl çıkar?
Göstergeler, yazılımda zaten tutulan kayıtların sayılmasıyla çıkar; ayrı bir veri girişi gerektirmez. Geciken DÖF'ler, kapanma süreleri, olay kayıtları ve tarihi geçen eğitimler en sık izlenenlerdir. Gösterge, kayıt düzenli girildiği ölçüde doğru sonuç verir.
| Gösterge | Hangi kayıttan çıkar | Neyi gösterir |
|---|---|---|
| Geciken DÖF sayısı | DÖF termini ve durumu | Tedbirlerin zamanında uygulanıp uygulanmadığını |
| DÖF kapanma süresi | DÖF açılış ve kapanış tarihi | Hangi işyerinde işlerin yavaş ilerlediğini |
| Ramak kala bildirimleri | Olay kayıtları | Çalışanların bildirim yapmaya ne kadar istekli olduğunu |
| Tarihi geçmiş eğitim ve muayene | Çalışan bazında kayıtlar | Yükümlülüklerde biriken açığı |
| Yenilemesi gecikmiş analiz | Risk değerlendirmesi sürümleri | Analizin işyerindeki değişikliğe yetişip yetişmediğini |
Göstergeleri işyerleri arasında karşılaştırırken aynı tanımı kullanın. Bir işyerinde "kapandı" sayılan DÖF, diğerinde kanıt yüklenene kadar açık kalıyorsa karşılaştırma yanıltır. Tanımlar merkezde yazılır ve yazılımın durum seçenekleri bu tanımlara göre kullanılır.
Ramak kala sayısındaki artış her zaman kötü haber değildir. Bildirim kültürü güçlenen işyerinde bildirim sayısı yükselir, kaza sayısı ise düşebilir. Bu yüzden tek göstergeye bakarak karar vermek yerine birkaçını birlikte okuyun.
Göstergeler yönetimin gözden geçirme toplantısına girdi olur. Toplantıda alınan kararlar da yazılımda DÖF ya da hedef olarak açılırsa, döngü kayıt üzerinde kapanır.
Yönetim sistemini yazılıma taşırken hangi hatalar yapılır?
En sık hata, yazılımı yönetim sisteminin yerine koymaktır. Sorumluluklar ve süreçler yazılmadan kurulan yazılımda kayıtlar dolar, ama kimse onlara göre karar vermez. Aşağıdaki hatalar geçişin ilk aylarında sık görülür.
- Kategorileri her işyerine bırakmak. İşyerleri kendi adlandırmasını kullanınca merkezin toplu görünümü dağılır.
- Geçmişin tamamını yüklemeye uğraşmak. Geçişi en çok bu uzatır; yürürlükteki belgeler ve açık işler yazılıma girer, gerisi arşivde kalabilir.
- DÖF sorumlusu olarak hep uzmanı yazmak. Tedbiri uygulayacak birim yazılmazsa uzman herkesin işini izleyen tek kişi olur.
- Kanıtsız kapatmaya izin vermek. Kapanış fotoğrafı ya da belgesi istenmeyen DÖF, denetimde kapandığını gösteremez.
- Eğitimi yalnız ilk haftaya sıkıştırmak. Yeni katılan işyeri personeli düzeni öğrenmeden kayıt girmeye başlar.
Bu hataların ortak noktası, kararın yazılıma bırakılmasıdır. Yazılım bir düzen önerir; o düzeni firmanın kendi kurallarına uydurmak İSG sorumlusunun işidir.
Kurumsal firma yazılım seçerken neye bakar?
Kurumsal firma önce işyeri bazında ayrıma, sonra merkezin toplu görünümüne bakar. Bireysel uzmanın aradığı hızlı rapor da önemlidir, ama kurumsal tarafta asıl yük çok kişinin aynı kayıt düzenine uymasıdır. Aşağıdaki ölçütler bu yükü sınar.
| Ölçüt | Demoda sorulacak |
|---|---|
| İşyeri bazında ayrım | Bir işyerinin personeli başka işyerinin kaydını görüyor mu? |
| Merkezin görünümü | Bütün işyerlerinin geciken DÖF'leri tek listede mi? |
| Dış sorumlu | Yazılım kullanıcısı olmayan çalışan DÖF sorumlusu olabiliyor mu? |
| Rol bazında erişim | Sağlık kayıtları yalnız hekime mi açık? |
| Risk değerlendirmesi | Sürümler saklanıyor, yöntemler destekleniyor mu? |
| Çıktı | Hangi belge hangi biçimde alınıyor? |
| Veri çıkışı | Sözleşme bitince veriler hangi biçimde teslim ediliyor? |
| Fiyat modeli | Yeni işyeri ya da kullanıcı eklemek bütçeyi değiştiriyor mu? |
Risk değerlendirmesinin yazılımda nasıl tutulduğu risk analizi programı sayfasında ayrıca ele alınıyor. Saha ziyaretinin genel akışı ise ana sayfada anlatılıyor.
Seçimi bir pilot işyerinde sınayın. Pilot için kayıt sayısı yüksek, ama yönetimi kolay bir işyeri seçmek, düzenin hem zorlanmasını hem de çabuk kurulmasını sağlar. Pilotta kayıt düzenini kuran kişi, diğer işyerlerine geçişte rehber olur.
Pilot sırasında yazılımda yapamadığınız ya da elle tamamladığınız işleri not edin. Bu notlar, satın alma kararından önce sağlayıcıya sorulacak son soruların listesidir. Kurumsal firmalar sayfanın altındaki formdan FirstİSG için demo isteyebilir.
Sık sorulan sorular
İSG yönetim sistemi kurmak zorunlu mu?
6331 sayılı Kanun'un işverene yüklediği yükümlülükler zorunludur ve bunları yürütmek zaten bir düzen ister. ISO 45001 gibi bir standarda göre belgelendirilmiş yönetim sistemi ise gönüllüdür. Müşteriler ya da ihaleler bu belgeyi şart koşabilir.
ISO 45001 belgesi için yazılım şart mı?
Değil. Standart, kayıtların tutulmasını ve kanıtlanabilmesini ister, hangi araçla tutulacağını söylemez. Yazılım, çok sayıda işyeri ve kayıt olduğunda bu kanıtı bulmayı kolaylaştırır.
EHS yönetim yazılımı ile İSG yazılımı arasındaki fark ne?
EHS, çevre, sağlık ve güvenlik konularını birlikte ele alır; atık, emisyon ve çevre izinleri gibi kayıtları da kapsar. İSG yazılımı iş sağlığı ve güvenliğine odaklanır. Çevre kayıtları da gerekiyorsa sağlayıcıya bu kapsamı ayrıca sorun.
OSGB'den hizmet alan firma ayrıca yazılım almalı mı?
OSGB'nin yazılımı çoğunlukla OSGB'nin kendi işini yürütmek içindir. Firma kendi kayıtlarına doğrudan erişemiyorsa, OSGB değiştiğinde geçmiş kayıtlara ulaşmak zorlaşır. Firmanın kendi yazılımı ya da OSGB yazılımında firmaya açık bir erişim bu riski azaltır.
Yönetim sistemi kayıtlarını kim güncel tutar?
Kaydı üreten kişi: risk değerlendirmesini ekip, saha denetimini iş güvenliği uzmanı, sağlık kayıtlarını işyeri hekimi günceller. Merkezdeki İSG sorumlusu kayıtların eksiksiz ve zamanında girildiğini izler. Yazılımda her kaydın sahibinin belli olması bu izlemeyi mümkün kılar.
Yönetim sistemine yazılımla geçiş nasıl başlar?
Önce kategori adlarını, sorumluları ve DÖF kapanış kuralını merkezde yazılı hâle getirin. Bu kurallar yazılıma girmeden kayıt açmak, her işyerinde ayrı bir düzen doğurur. Yazılım ayarları bu kurallara göre yapılır.